Desp
ués de preguntar a muchos jefes de proyecto se llega a la conclusión que estimar el presupuesto del proyecto es una de las tareas más complejas a las que nos podemos enfrentar.
En muchas ocasiones los jefes de proyecto se encuentran que el presupuesto del proyecto ya ha sido negociado y pactado con el cliente, o bien tienen un presupuesto que proviene de una estimación inicial realizada el año anterior, cuando se estaban confeccionando los presupuestos. Con suerte (y este es un término que no deberíamos utilizar en la gestión de proyectos) las actividades que tenemos que abordar, las compras que debemos realizar, y en general todos los gastos del proyecto, entrarán dentro de esta constricción presupuestaria.
Cuando debemos estimar el coste del proyecto desde el nivel detalle, nos encontramos con un nuevo reto. ¿Cómo puedo saber lo que va a costar el proyecto? En este caso debemos empezar descomponiendo el proyecto en partes. El uso de modelos basados en analogías (buscar en nuestra memoria o en nuestro registro histórico de proyectos casos similares) puede funcionar en algunos casos, pero es muy posible que no hayamos hecho un análisis adecuado de las circunstancias de este proyecto y por lo tanto la probabilidad de acierto es pequeña.
Sólo si descomponemos el proyecto en fases y éstas en tareas, podremos tener conciencia de todos sus componentes y de los recursos que requiere, tanto para realizar el trabajo encomendado, como para gestionar el proyecto y realizar otras tareas de administración y gestión. Una vez que disponemos de esta descomposición de tareas debemos hacer una evaluación de los esfuerzos que va a suponer realizar cada una de ellas.
La experiencia y, en muchos casos, los métodos de evaluación formales, podrán ayudarnos a estimar las horas de trabajo década una de las tareas que componen nuestro proyecto. Con esta estimación obtendremos el esfuerzo que requiere, pero todavía nos falta un paso para obtener el coste.
Los costes de gran parte de los proyectos van a estar vinculados a las horas de trabajo en las tareas. Para poder convertir las horas en dinero debemos tener una referencia de coste por hora. Para ello podemos utilizar un valor general para todas las horas del proyecto, o podemos dar un paso más allá y definir las horas de los diferentes perfiles que van a trabajar en el proyecto (pocas veces vamos a poder estimar conociendo qué equipo vamos a tener disponible para el proyecto).
Todas estas labores las podemos intentar realizar a mano, con una hoja de cálculo o con Microsoft Project, pero en todos los casos vamos a encontrar que es muy complicado controlar todos los elementos. El esfuerzo que tendremos que realizar será muy elevado para terminar con un documento que rápidamente quedará desactualizado y perdido entre las cientos de carpetas de nuestro ordenador.
ITM Platform permite gestionar tanto presupuesto top-down como presupuestos bottom-up de forma simultánea y comparar estos con los esfuerzos que se están imputando cada día sobre cada una de las tareas. Al disponer de un sistema completo de costes por categoría (tanto internos como repercutidos), podemos establecer con mucha precisión los costes de cada actividad. Además, podremos incluir todos los costes relacionados con las compras y subcontratación, manteniendo en todo momento un control completo y eficiente de los costes del proyecto o servicio.
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