La metodología está bien diseñada, los directivos están de acuerdo en la necesidad de contar con la información sobre los proyectos para tomar decisiones de calado y toda la estructura corporativa está a punto para lanzarse a la gestión de portafolio más ambiciosa. Pero a los pocos meses se detecta que los empleados que deberían alimentar el sistema con datos sobre su trabajo no están cumpliendo con sus obligaciones.

Este problema se ha repetido una y otra vez en cientos de empresas grandes y medianas. Pero hay tantas tácticas para enfrentarse al problema como formas de resistencia.

En este artículo anticipamos el contenido de nuestra guía para PMO sobre cómo fomentar el uso de una herramienta PPM.

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Ventajas de las herramientas PPM

Las herramientas de software PPM, o software de gestión de portafolio de proyectos, responden a una necesidad básica de cualquier entorno corporativo: la coordinación, el seguimiento y el control de todos sus proyectos para obtener el mejor aprovechamiento posible de los limitados recursos disponibles.

Los proyectos que controla una herramienta PPM pueden ser internos o externos; puede tratarse de proyectos de innovación, de TI y sistemas, pero también de estrategia, marketing, o ventas, así como proyectos transversales y de transformación.

En todos estos casos, el software PPM ofrece grandes beneficios para cualquier negocio. Entre otros, se pueden destacar los siguientes:

1. Un solo lugar para el trabajo colaborativo entre departamentos y equipos
2. Información agregada para la toma de decisiones
3. Reducción de los proyectos no estratégicos
4. Disminución de los tiempos de entrega de los proyectos
5. Ahorro de tiempo administrativo, gracias a la automatización en la recogida de datos

Flujo de datos en PPM

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Las mejores herramientas de gestión de portafolio de proyectos incluyen la gestión integral de proyectos como una de sus principales características funcionales. Cualquier tipo de proyecto se beneficia del flujo de datos de PPM: tanto proyectos de ingeniería, como de IT y sistemas de información, proyectos de construcción, proyectos de logística, proyectos estratégicos o de innovación.

• Planificación de los project manager

De acuerdo con esta capacidad, los project managers son quienes crean la línea de base de la planificación, indicando cómo se debería desarrollar el proyecto.

• Datos en tiempo real de la ejecución

A continuación, los miembros del equipo alimentan el sistema con los datos de la ejecución. Según reportan el tiempo que han dedicado a cada tarea, el sistema almacena sus esfuerzos y realiza varios cálculos automáticos. Para empezar, se compara el tiempo planificado con el real reportado. El sistema también calcula el costo total de las horas trabajadas a partir del coste de cada hora hombre, distinguiendo según las distintas tarifas horarias de los trabajadores.

En ITM Platform, el sistema se actualiza inmediatamente cada vez que un team member reporta sus horas, por lo que el project manager puede ver cómo avanza la ejecución y cómo se va consumiendo el presupuesto en tiempo real.

• Análisis de datos, evaluación y toma de decisiones:

En un tercer momento, los datos planificados y de ejecución se reportan, analizan y evalúan de acuerdo con los procesos que tenga determinados la organización. En este proceso suelen estar involucrados tanto los gestores de proyecto como la oficina de proyectos. Y, por supuesto, los directivos o gerentes que están encargados de dirigir toda la compañía.

Los riesgos que pueden explicar la resistencia a la adopción de un software PPM

Del flujo de datos anterior surge una pirámide en cuya base están los equipos de proyecto y en cuya cima se encuentran los directivos asistidos por la PMO. Para que la pirámide funcione, hay que garantizar que la sala de máquinas, es decir, el primer piso, donde se encuentran posiciones tan importantes como analistas, programadores, ingenieros, consultores externos y otros expertos. Sin gestionar a estos recursos adecuadamente, el éxito del proyecto es imposible.

La tecnología PPM es un ingrediente necesario para competir contra los mejores. A ningún área corporativa de transformación digital le falta – y todas se enfrentan a los mismos riesgos: la indefinición organizativa y la resistencia de las personas.

Por eso es necesario gestionar el cambio con dos elementos fundamentales:

• un marco de dirección del portafolio de proyectos bien integrado en el diseño de la organización
• un plan de adopción que se anticipe a las reacciones de los empleados y las sepa encauzar en la dirección deseada

Ahora bien: la resistencia a adoptar una herramienta PPM, como cualquier otra herramienta corporativa, toma muchas formas dependiendo de las personas, su función en el organigrama y su peso político. Por eso, el plan de adopción debe tener en cuenta esos componentes no técnicos para actuar con una combinación de poder duro y poder blando.

Por ejemplo: en algunos casos la resistencia se debe a problemas objetivos en las operaciones diarias. En ese caso, es importante escuchar las objeciones del ingeniero y procurar darles respuesta.

En otras ocasiones, la resistencia es política y se debe a las malas relaciones con las personas que está proponiendo la adopción de la nueva herramienta.

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