ITM Platform está diseñado específicamente para apoyar a organizaciones multiproyecto: nuestra base de clientes incluye desde consultoras pequeñas hasta grandes corporaciones, como Grupo Lala, el primer fabricante de productos lácteos de todo México, o Spire Healthcare, el segundo gestor de sanidad privada en el Reino Unido.

¿Por qué nos escogen? Ellos dicen que de entre todas las herramientas que permiten tanto planificar y ejecutar proyectos como gestionar portafolios, no es fácil encontrar entornos que sean útiles al mismo tiempo para los directores de proyecto y para los directores de la PMO.

Por eso, cuando alguien nos pregunta si podemos ayudarlos a poner en marcha su Oficina de Dirección de Proyectos, la respuesta nos sale tan natural como la sonrisa que le dedicas a un viejo amigo. En este artículo recordamos los principales motivos por los que ITM Platform es un gran aliado para apoyar las actividades de cualquier PMO.

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1. Plasma tu organización

Cualquier organización pueda reflejar la estructura de sus equipos en muy poco tiempo. Ya se trate de una estructura organizativa funcional basada en departamentos, una estructura puramente basada en proyectos o una estructura intermedia de tipo matricial, el primer paso para que toda tu organización pueda empezar a gestionar sus proyectos con ITM Platform es consignar a qué departamento, proyecto o área competencial pertenece cada miembro.

De hecho, la flexibilidad se consigue gracias a la combinación de dos criterios:

• Las unidades organizativas, asimilables a los departamentos tradicionales
• Los grupos de trabajo, que permiten crear agrupaciones transversales. Por ejemplo, se pueden crear equipos de proyecto que tengan cierto carácter de permanencia. También se pueden emplear estos grupos para reunir a los expertos por competencias, de modo que los gestores de proyecto y de PMO puedan asignarlos con facilidad para tareas y grupos especializados.

Una vez hayas reflejado departamentos y unidades funcionales, podrás seguir definiendo los detalles que permitirán que ITM Platform te sirva para controlar en tiempo real los costes y los avances de tus proyectos en ejecución:

• Tarifas horarias: ¿Cuánto cobran los miembros de tu equipo por hora? ¿Cuánto cobran los consultores externos? ¿Cuál es el sobrecoste de un grupo de trabajo en comparación con un técnico? Al indicar las tarifas por cada tipo de experto, ITM Platform te permite reflejar los costes reales de tus proyectos con la granularidad deseada.

2. Plasma tus procesos

ITM Platform te permite capturar cualquier metodología que estés empleando en tu organización para la gestión de proyectos. Aunque el software está orientado a capturar los componentes, procesos y grupos recomendados en estándares como PMBOK o Prince2, especialmente por lo que respecta a la gestión de la integración de los proyectos, no es necesario obedecer estrictamente estos manuales para gestionar correctamente los proyectos. La atención de la herramienta está puesta en prestar un servicio tecnológico flexible que permite capturar toda la información relevante y plasmar los flujos de proceso que existan en cada organización.

3. Conecta a tus equipos

ITM Platform empodera a todos tus equipos de proyectos, desde el más alto dirigente hasta el talento joven recién llegado.

• Alta dirección: Los cuadros de mando y los informes personalizables tienen en los directivos altos a su público privilegiado. Quienes están interesados en ver métricas claves como el grado de avance de los proyectos por cada programa, el nivel de exposición al riesgo de los proyectos, o la composición de los costes por mano de obra según el proveedor están de suerte.
• Directores de portafolio, directores de programas y directores de PMO

Los cargos que conectan la estrategia de la empresa con la gestión cotidiana de proyectos son los que más directamente se benefician de ITM Platform. Veámoslo en algunos aspectos diferenciados:

Recursos compartidos

En cualquier situación con proyectos transversales que compartan a expertos y analistas de áreas funcionales o departamentos distintos, es habitual que una de las atribuciones fundamentales del director de la PMO sea precisamente evitar los conflictos en la utilización de esos recursos compartidos: normalmente, se trata de profesionales cuya alta demanda se debe a que están muy cualificadas y son insustituibles en su especialidad. Los conflictos en recursos compartidos son la causa del retraso en el 42% de los proyectos transversales de grandes dimensiones.

Para evitar dichos conflictos, ITM Platform permite identificar de forma inmediata la sobreasignación de todos los recursos de la organización.

Proyecciones por escenarios

Las herramientas metodológicas de ITM Platform para definir objetivos de negocio y vincularlos a escenarios de ejecución de proyectos son uno de los aspectos más valorados por quienes gestionan un programa de proyectos.

Evaluaciones de portafolio

Los datos agregados de proyectos permiten llevar a cabo una evaluación continua de portafolio con la periodicidad que se desee. Desde el momento en que todo tu equipo de proyectos está utilizando la misma herramienta para planificar y ejecutar proyectos que para realizar seguimientos del portafolio, puedes decir adiós a las tediosas evaluaciones periódicas de portafolio que se alargan durante meses. Bastará con que extraigas los datos de ITM Platform para discutirlos con tu equipo.

Directores de proyecto

La posibilidad de combinar proyectos predictivos con metodologías ágiles permite que puedan convivir distintas relaciones con los clientes y con el desarrollo de productos y resultados dentro de un mismo portafolio unificado a partir de la gestión compartida financiera y de los recursos.

Por si fuera poco, los directores de proyecto se benefician de una experiencia de usuario optimizada para la integración de los proyectos en todo momento a partir de menús siempre visibles y fáciles de navegar.

Analistas y miembros de equipo

Los miembros de los equipos sin responsabilidades de planificación y control solo deben ingresar los datos de avance de sus tareas en ITM Platform. Para ello, cuentan con distintas interfaces auxiliares que ahorran tiempo y aumentan su productividad:

• App de celular en Android y MacOS. Permite reportar el tiempo trabajado en una tarea. Es un apoyo fundamental para quienes están desplazados en clientes o en el lugar de la obra.
• ITM Platform teambot. La integración de ITM Platform con Slack es un claro aliado de la productividad personal, ya que permite a cada miembro de equipo rastrear las tareas en las que debe participar y reportar los avances con sencillos comandos como /itmplatform list tasks
• Además, los equipos de desarrollo de software que trabajan con JIRA para gestión de issues, pueden conectar éstos con sus proyectos en ITM Platform para realizar la gestión de su portafolio desde su entorno preferido.

4. PMO: alinea dirección de proyectos y planificación de portafolio

Los softwares de proyecto se pueden dividir en tres grandes tramos: gestores de tareas y equipos; planificadores de proyectos; y gestores de portafolio. Pocas herramientas consiguen encontrar el equilibrio entre los tres ámbitos. En ese difícil ámbito es donde destaca ITM Platform precisamente porque nuestra obsesión es optimizar el retorno de los proyectos desde el primer minuto, con mínimas barreras de entrada.