Ilustración de la tabla Scrum Agile con la mano plana y pegatinasAunque todos hemos visto tableros Kanban, muchos de los principios que diferencian esta metodología se suelen pasar por alto en la práctica.

Si trabajas desarrollando software, en un entorno tecnológico o en una startup, lo más probable es que en algún momento hayas utilizado un tablero Kanban para visualizar qué tareas están pendientes, en cuáles se está trabajando y cuáles se han finalizado.

Es el MVP de Kanban: tres columnas, tres estados: por hacer, en proceso, completado.

Vincula tus proyectos Kanban en un portafolio unificado con ITM Platform

Personal Board con ITM Platform

El panel personal de ITM Platform resume el trabajo pendiente con kanban.

Esta sencillez ha sido de algún modo una bendición, porque los tableros se han popularizado enormemente. Pero también han hecho que mucha gente los utilice o los critique sin conocer en detalle las características de este método.

Por ejemplo, se suele ignorar que Kanban es muy útil cuando, además de proyectos, también se quiere gestionar trabajo que no encaja dentro de ningún proyecto.

Esto hace de Kanban un complemento excelente para gestionar un portafolio de proyectos, en el que la demanda de cambios incluye también tareas sueltas para las que no hay un coordinador o gestor de proyecto.

A pesar de eso, muy pocas herramientas de portafolio incluyen Kanban entre sus características; y muy pocas versiones de Kanban online permiten realizar gestión de portafolio.

Si quieres las dos cosas, ITM Platform es uno de los pocos proveedores que puede satisfacerte.

Kanban vs ágil vs SCRUM

Es frecuente que en el mundo del desarrollo de software se considere que SCRUM es la mejor metodología ágil, si no la única. Sin embargo, cada metodología tiene sus ventajas y sus desventajas. Si quieres repasar sus diferencias, aquí tienes un artículo útil.

SCRUM, por ejemplo, solo se utiliza en proyectos de software. En ese ámbito, sustituye a los métodos tradicionales de diseño en cascada (o waterfall), cuya eficiencia mejora enormemente.

Sin embargo, fuera de ese ámbito SCRUM es muy frágil, por no decir inútil. No se puede aplicar, por ejemplo, a procesos de diseño de nuevos productos que no tengan elementos de programación.

Por el contrario, además de utilizarse prolíficamente en desarrollo (a menudo, en combinación con metodologías SCRUM) Kanban ha demostrado su utilidad en contextos donde la mayor parte del volumen del trabajo es operativo. El ejemplo clásico es la fabricación industrial, como las factorías Toyota en las que se ideó el método. Pero también el diseño de nuevos productos y servicios en cualquier industria puede beneficiarse de su estructura.

Los 3 principios de kanban

  • Visualizar todo lo que está ocurriendo en un momento dado. Cada elemento y su estado de avance se ve en el contexto de todo el trabajo, ya se trate de un proyecto o de las operaciones en curso.
  • Limitar la capacidad del trabajo en curso, o Work In Progress (WIP). Hay que poner un máximo a la cantidad de tareas que se pueden gestionar al mismo tiempo y los límites visuales del tablero ayudan a percibir físicamente esa limitación de máximos. Por ejemplo, si una unidad de control de calidad puede gestionar un máximo de 5 partidas de rodamientos, no podrá aceptar la sexta partida hasta que no termine con una de las cinco anteriores.

Puede que no sea muy intuitivo, pero la limitación del WIP consiste precisamente en visibilizar los cuellos de botella para priorizar el trabajo en esas áreas y poder concentrar recursos en resolverlas.

  • Mejorar la continuidad del trabajo. En cuanto se termina un elemento, se inicia otra tarea del backlog. Para ello, es fundamental que el backlog esté correctamente administrado, priorizado y categorizado.

¿Cuándo conviene utilizar Kanban?

Hay cuatro situaciones en las que conviene utilizar Kanban:

  • En ambientes operativos cuyas prioridades cambian con mucha frecuencia
  • Cuando los cambios en los requerimientos se pueden introducir en cualquier momento
  • Cuando las unidades de trabajo son tareas independientes
  • Cuando se persigue la optimización incremental de un proceso ya existente.

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

  • Máxima transparencia
  • Entrega continua
  • Igualar la capacidad del equipo con el trabajo en curso
  • Concentración en la duración del ciclo (cuánto tarda una tarea en ir del backlog a estar completada)
  • Permite asignar distintos máximos de WIP a las etapas sucesivas y reconducir el trabajo para mejorar el tiempo de entrega.

Con respecto a este último punto, por ejemplo, en un equipo de programación es muy normal tener cuatro estados: To Do, In Progress, Code Review y Finalizado. Asignar un máximo de 2 tareas a Code Review implica que en seguida no podrán asumirse más tareas In Progress, por lo que los programadores tendrán que pasar tiempo revisando código, una tarea ingrata que suelen dejar para el final. Así se evita el cuello de botella de que todo el código esté escrito, pero sin revisar. Si al tablero se le añaden dinámicas de equipo y comunicación inmediata, los beneficios son muy claros.

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desglosar el trabajo, relojLas metodologías ágiles permiten una organización adecuada de las tareas, estableciendo un orden de prioridades y evitando que se acumule la realización de varias tareas al mismo tiempo. Una vez que ya tenemos claras las tareas que vamos a realizar y el orden de prioridad, ¿cómo podríamos organizar el tiempo para aumentar al máximo nuestra productividad? Una posible solución es utilizar le método pomodoro. 

Además de significar tomate en italiano, pomodoro es una metodología distribución del tiempo de trabajo que consiste en dividirlo en bloques (a los que precisamente se les da el nombre de pomodoros), que suelen tener una duración de 30 minutos cada uno. Dentro de cada uno de los bloques, hay una porción de tiempo destinado al trabajo, que habitualmente es de 25 minutos, y otra dedicada al descanso, que suele ser de 5 minutos.

Suele realizarse una pausa mayor, de unos 15 o 20 minutos cuando se han cumplido 4 o 5 pomodoros (o bloques de trabajo).

¿Qué se necesita para poder aplicar el método pomodoro?

Únicamente es necesario disponer de una lista de tareas a realizar y un temporizador. Existen temporizadores analógicos con forma de tomate, que han dado nombre y personalidad a este método, pero cualquier reloj o cronómetro es válido.

Los expertos en esta metodología recomiendan que se trate de un reloj analógico con rueda o algún tipo de mecanismo físico, pues el simple hecho de activarlo hace que el usuario sea consciente de que el tiempo del pomodoro acaba de comenzar y de que debe centrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente.

¿Cómo funciona el ciclo de actividad en el método pomodoro?

El usuario debe sentarse a la mesa de trabajo con una lista de tareas, a ser posible escrita de manera física en un papel, y con su pomodoro, de preferencia analógico. El hecho de que la lista de tareas y el cronómetro sean físicos es parte del ritual, dado que permiten que el usuario sea plenamente consciente de que inicia y termina un ciclo y perciba la pequeña satisfacción de activar o desactivar el cronómetro y de tachar las tareas ya realizadas.

Una vez disponga de estos dos elementos, debe activar el temporizador para que suene 25 minutos más tarde y concentrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente. Los 25 minutos de trabajo deben ser netos, sin interrupciones para consultar el teléfono, atender llamadas, comentar con los compañeros...

Toda la atención debe estar focalizada en la tarea a realizar hasta que el cronómetro suene. En ese momento, se debe dejar el trabajo tal y como está, sin caer en la tentación de intentar terminarlo prolongando la actividad durante unos minutos más.

Al igual que los 25 minutos de trabajo son sagrados, también lo son los 5 minutos de descanso, que se deben dedicar a ocupar la mente en cualquier otra cosa que no sea la tarea.

Del mismo modo, cuando se han cumplido 4 o 5 ciclos de trabajo y pausas, se debe realizar un descanso mayor, de 15 o 20 minutos, en la que lo ideal es comer algo o hacer algún tipo de actividad física moderada, que ayude a relajar el cuerpo y la mente. Así será posible afrontar el siguiente ciclo de trabajo en plenitud de condiciones físicas y psicológicas.

¿Cómo puede aumentar mi productividad el método pomodoro?

El método pomodoro nació en el entorno de la programación informática. Estas tareas requieren una elevada concentración y la productividad se puede ver muy mermada en caso de que los trabajadores sean interrumpidos con llamadas, consultas o pausas innecesarias.

¿Cuántas veces has sentido que has dedicado una tarea mucho más tiempo del realmente necesario? ¿En cuántas ocasiones crees que esto ha sido culpa de interrupciones indebidas, no solamente por el tiempo que te han quitado, sino también por la manera en que han afectado a tu concentración? ¿Cuántas veces has intentado terminar una tarea y te llevado mucho más tiempo acabarla del que te hubiera costado si hubieras tenido la mente despejada?

El método pomodoro persigue potenciar la concentración de los trabajadores a la hora de realizar las tareas. Así es como consigue aumentar el tiempo neto dedicado al trabajo y evita distractores y ladrones de tiempo, que solamente alargan el tiempo dedicado al trabajo pero acortan el tiempo realmente destinado a trabajar.

¿Es posible integrar el método pomodoro en las metodologías ágiles de mi empresa?

Por supuesto que es posible, y además es recomendable. De hecho, algunas de ellas, como Kanban, se complementan especialmente bien (http://www.itmplatform.com/es/blog/kanban-vs-scrum-por-que-kanban-puede-aumentar-todavia-mas-tu-productividad/).

Además, no solamente te lo recomendamos para el trabajo en tu empresa, sino que estamos seguros de que también cambiará la distribución del tiempo en tu vida personal (http://www.itmplatform.com/es/blog/kanban-personal-puedo-utilizarlo/), consiguiendo que seas más dueño de tu tiempo, y, por tanto, de tu vida.

Únicamente necesitas papel, bolígrafo y un reloj y verás cómo mejoras enormemente tu manera de trabajar.

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