Al llevar a la práctica un portafolio o programa de proyectos existen proyectos que pueden ejecutarse hasta un cierto grado de cumplimiento, modificarse debido a cambios en el entorno o en las circunstancias de trabajo, o directamente suprimirse.
Por tanto, la modificación o supresión selectiva de alguno de ellos implica una menor influencia sobre el resultado del proyecto global en relación al coste económico y temporal que suponen.
Sin embargo, otros proyectos tienen una repercusión mayor sobre el resultado global del portafolio, teniendo en cuenta sus costes, por lo que estos son los proyectos que debemos seleccionar.
Esta diversidad entre las tareas debe quedar representada en la planificación del portafolio, con una asignación representativa de los costes económicos y temporales que supondría cada una.
Con esto, se debe trazar un plan inicial de qué tareas se llevarán a cabo para obtener un resultado final optimizado en función de los costes y poder incluso suprimir alguna de las tareas durante la ejecución del proyecto en caso de que las condiciones no resulten favorables.
Con ello se garantiza la viabilidad del proyecto y que, independientemente de las vicisitudes que se presenten durante su desarrollo, se llegará a un resultado final satisfactorio para nosotros y, lo más importante, para nuestros clientes.
En ITM platform hemos elaborado una solución tecnológica que simplifica estos procesos y te permite realizar de manera sencilla y gráfica un proceso analítico jerárquico (AHP).
Pasamos a explicar estos conceptos y su aplicación con un caso práctico.
Elaboración del conjunto de datos
Supongamos que nuestro proyecto consta de cuatro pequeños proyectos o tareas. Como es razonable, cada uno de ellos tendrá una importancia diferente para el conjunto del proyecto (que podemos representar mediante un porcentaje) y un valor económico estimado previamente (que podemos estimar en euros). El resultado de nuestro ejemplo, resumido en una tabla, sería este:
Una vez ponderada la importancia de cada uno de los pequeños proyectos dentro del proyecto global y asignado un presupuesto, el siguiente paso es codificar todas las combinaciones de que cada una de las tareas pueda finalmente llevarse a cabo o no.
Matemáticamente, esto se expresa de la siguiente form. Si existen dos posibilidades (realizarse una tarea o no realizarse) y existen cinco pequeños proyectos, las posibles combinaciones serían 25, o 2x2x2x2x2 = 32.
Si representamos todas estas combinaciones posibles en una tabla, siendo la letra
E=proyecto elegido y la letra N=proyecto no elegido, el resultado sería el siguiente:
Trasladando estas posibilidades a coste económico, simplemente sustituimos las N por un coste de 0 € y la E por el coste estimado en la primera tabla. Obtendríamos el siguiente resultado:
Aplicando el mismo procedimiento a los porcentajes de importancia, el resultado sería éste:
Una vez estimadas todas las combinaciones de pequeños proyectos dentro del proyecto principal y conociendo las estimaciones presupuestarias para cada una de ellas, podemos introducir una restricción económica. En el ejemplo, vamos a introducir la con un límite de 200.000 €.
Lógicamente, como consecuencia de la restricción, algunas de las combinaciones incluidas en una tabla dejarán de ser válidas. En la siguiente tabla, se han representado en color rojo.
Como las combinaciones que se han coloreado en rojo están por encima del presupuesto disponible, en adelante vamos a dejar de tenerlas en cuenta.
Si acudimos de nuevo a la tabla de porcentajes y consideramos solamente aquellas casillas que contienen combinaciones que cumplen con la restricción presupuestaria, podemos observar cuál de todas ellas alcanzar un mayor porcentaje de importancia para el conjunto del proyecto.
Es decir, acabamos de obtener la combinación de pequeños proyectos o tareas que, sin superar las limitaciones presupuestarias, permite un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales para el conjunto del proyecto.
En el ejemplo propuesto, si acudimos de nuevo a la tabla inicial con todas las combinaciones posibles, observamos que la opción ganadora corresponde a NEEEN.
Es decir, realizar los proyectos 2, 3 y 4 y omitir deliberadamente las tareas 1 y 5 es la combinación más eficaz dentro del presupuesto.
Por tanto, podemos realizar una modificación en la tabla de porcentajes de importancia de cada tarea y de coste presupuestado, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en este proceso de cálculo.
Al descartar las tareas 1 y 5 y quedarnos con la 2, 3 y 4, el coste del proyecto pasa de ser de 323.237 € a 168.012. Como podemos observar, se respeta la restricción establecida de 200000 € y valor del resultado final será del 74,94% del que se hubiera obtenido en caso de realizarse las cinco tareas.
Una manera de representar gráficamente los resultados de las tablas es generar un diagramas de puntos como el que se muestra a continuación.
Cada punto azul corresponde a una de las combinaciones incluida en una casilla de la tabla anteriormente calculada.
De esta manera, podemos observar rápidamente qué combinaciones se acercan más al 100% del objetivo del proyecto y también cuáles se encuentran más próximas a la restricción presupuestaria de 200.000 €.
Si trazamos una línea roja que una aquellas combinaciones más eficientes, es decir, aquellas que obtienen un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales del proyecto a un menor coste, obtendríamos esta gráfica.
Finalmente, se ha remarcado con un triángulo verde en la opción ganadora, aquella que se acerca más al 100% de los objetivos del proyecto y al mismo tiempo cumple con la restricción presupuestaria de 200000 €. Obsérvese que existen otras opciones más caras y qué obtienen resultados mucho peores.
Por tanto, mediante este sistema, hemos conseguido escoger la combinación de tareas más eficiente de todas las posibles para nuestro proyecto.
Como puedes ver, en ITM Platform trabajamos para mejorar el rendimiento y la productividad de tu empresa. Y también para hacerte la vida más fácil. Todos estos cálculos se encuentran automatizados dentro de nuestra solución informática.
Además, en nuestro sistema contamos con algoritmos informáticos que te permiten establecer la importancia de los proyectos de una manera automática, estableciendo comparaciones entre ellos y a partir de los objetivos estratégicos de la compañía. Por ello, la estimación de la importancia de cada tarea para el conjunto del proyecto resulta más fiable que si se realizara de manera manual.
Por otro lado, incorporamos herramientas que permiten realizar previsiones en diferentes escenarios. Esto permite al Project Manager o al Director de Proyectos jugar con diferentes combinaciones de sucesos posibles y prever varios futuros alternativos. Todo ello para que ninguna situación te pille desprevenido y siempre consigas escoger la opción ganadora para ti y para tu empresa.
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