En alguna ocasión puede que te hayas preguntado si en un mismo proyecto se pueden utilizar metodologías ágiles y clásicas. Pues la respuesta es sí. Es importante encontrar la solución tecnológica adecuada, como ITM Platform, que te permita utilizar metodologías ágiles y clásicas integradas en un mismo portafolio. Para que tengas completa libertad a la hora de escoger la metodología más adecuada para tu proyecto.

Pero antes de explicar el modo en el que ambas metodologías pueden convivir, entiende bien la definición de los siguientes términos:

Conceptos básicos

Se podría definir un proyecto como alcanzar unos objetivos determinados con una serie de condiciones y limitaciones, es decir con un presupuesto y con un tiempo más o menos definidos.

En un proyecto, se pueden considerar tres aspectos, que habitualmente se representan en forma de triángulo: alcance, coste y plazo.

El alcance consiste en el objetivo del proyecto, en qué se pretende con él, en establecer cuáles son los productos que se tienen que entregar. Este objetivo general se descompone en partes más pequeñas para hacer más sencilla la organización del proyecto.

El alcance es lo más importante y lo más complejo, dado que consiste en trasladar las ideas, una imagen mental, a la realidad. Consiste en materializar las expectativas. Por eso es tan importante que exista una convergencia entre las expectativas del cliente y las expectativas de aquel que tiene que realizar el proyecto, para que uno pueda hacer realidad las ideas previamente concebidas por el otro.

Una vez despejada al máximo la incógnita del alcance, lo siguiente a aclarar es el esfuerzo. Consiste en la estimación de cuánto va a costar realizar cada una de las partes en las que se ha descompuesto el trabajo, considerando costes económicos y temporales.

El siguiente paso es realizar la planificación. En ella se organizan las tareas en el tiempo en base a los recursos de los que se dispone.

¿Por qué es tan importante la gestión de proyectos?

Es poco frecuente que en un proyecto se cumplan los objetivos de coste, plazo y alcance. Sirva como ejemplo el estudio realizado por The Standish Group en 2014. Los resultados fueron que:

• El 53% de los proyectos fueron deficientes, es decir el proyecto se entregó pero con un presupuesto superior al previsto, fuera de plazo o sin completar.
• El 31% de los proyectos fueron cancelados, es decir, el proyecyo se suspendió, no se entregó nada.
• Solamente el 16% de todos los proyectos obtuvieron éxito, es decir se entregaron a tiempo, cumpliendo el presupuesto y con las funciones que se habían pensado al comienzo.

Parte de este fracaso se puede atribuir a que la gestión de proyectos no se ha realizado de acuerdo a principios adecuados o por personas preparadas para ello.

¿Cómo conseguir disminuir unas tasas de fracaso tan elevadas?

Actualmente, existen guías de gestión de proyectos en las cuales incluyen directrices que permitirían un porcentaje de éxito es mucho mayor. También es fundamental la participación de profesionales correctamente formados, conocedores de estas guías y capaces de aplicarlos a las circunstancias concretas de la empresa.

Invertir en gestión de proyectos es invertir en su éxito. Esto cobra especial sentido cuando observamos las elevadas tasas de fracaso de proyectos mal gestionados. Financiar un proyecto que no se culmina es tirar el dinero. Tal vez si se hubiera empleado parte de la inversión del proyecto en asegurar una correcta gestión, el trabajo se podría haber culminado, consiguiendo rentabilizar la inversión inicial.

¿Qué sistemas existen para la gestión de proyectos?

Tradicionalmente, se han utilizado las metodologías predictivas. En los últimos años han surgido otras muchas soluciones, a las que se da el nombre conjunto de metodologías ágiles. Veamos las diferencias entre ambas.

En las metodologías predictivas, se comienza por establecer un alcance y a partir de ahí, desglosando las tareas necesarias, se establece un coste y un plazo. Se trata de la imagen clásica: un cliente y un proveedor de servicios, tras establecer el proyecto que desean realizar, comienzan a negociar unos términos de coste y de plazo.

En las metodologías ágiles, el sistema seguido es el contrario. Se comienza por establecer un coste y un plazo y, a partir de ahí, van avanzando juntos el proveedor de servicios y el cliente hasta conseguir un alcance variable en función de las circunstancias.

En este otro artículo puedes informarte de cuáles son las ventajas e inconvenientes de las metodologías Ágiles y Predictivas. 

Dado su éxito en el ámbito empresarial, los últimos años han aparecido muchos sistemas de gestión de proyectos basados en metodologías ágiles. Sin embargo, todas ellas tienen en común los siguientes aspectos.

• Todos los aspectos que influencian el resultado son visibles, incluso para el cliente.
• Autonomía. El equipo es quien realiza el trabajo y por tanto el que mejor conoce las características y las necesidades concretas de cada tarea. La dirección deja mucha autonomía al equipo para que decida cómo realizar su trabajo.
• Capacidad de medición. Todos los resultados de cualquier trabajo deben ser medibles, para poder detectar variaciones en el proceso o en el producto resultante. Algunas empresas no migran a estas nuevas metodologías de gestión de proyectos porque piensan que en ellas no existen parámetros objetivos que demuestren la eficiencia del trabajo. Nada más lejos de la realidad.
• Precisamente el mayor punto positivo de las metodologías ágiles es que se puede cambiar la manera de trabajar en función de las necesidades que vayan surgiendo al realizar el proyecto. Se puede adaptar tanto el proceso como el resultado.

¿Cuáles son las metodologías ágiles más utilizadas?

En los últimos años ha surgido una auténtica miríada de sistemas ágiles de gestión de proyectos. Sin embargo, los dos que han contado con más seguidores han sido Scrum y Kanban, que no son excluyentes sino complementarios.

Scrum

Scrum significa literalmente melé de rugby. Toma esta imagen deportiva porque éste es el objetivo del sistema de gestión de proyectos: que todo el equipo empuje en la misma dirección

En Scrum se definen una serie de roles.

• Scrum Master. No es un jefe de proyectos tradicional, sino un facilitador que consigue que todos los miembros del equipo conozcan la metodología y la gestión de trabajo adecuadamente.
• Product Owner. Es un miembro del equipo, que trabaja con él y que busca priorizar las tareas más importantes.
• Se le da particular importancia. Se reúne frecuentemente para definir sprints, para revisarlos y analizarlos y para establecer los futuros sprints.

Además, scrum establece una serie de artefactos o backlogs para dar referencias de todo lo que se va realizando.

Los sprints son la clave de la metodología scrum. Son el marco temporal en el que se realizan los trabajos y tienen una duración variable entre 1 y 4 semanas.

Partimos de un product backlog que nos define todo aquello que tenemos que realizar en el conjunto del proyecto, que es provisional y va sufriendo cambios a medida que va avanzando el conjunto del proyecto.

Este product backlog se desglosa en trabajos más pequeños para realizar en el periodo establecido en cada sprint, de 1 a 4 semanas. Al final de un sprint, debe haber un producto completo finalizado. Este trabajo finalizado corresponde a la tarea realizada en ese sprint, no al conjunto del proyecto.

Pero para encontrar una definición más completa sobre este tipo de metodología Scrum te recomendamos leer este otro artículo.

Kanban

Otra metodología ágil, que se puede usar de manera independiente o combinada con scrum, es la metodología Kanban.

Esta metodología, comenzó a utilizarse en las fábricas de Toyota en Japón. Kanban es una palabra japonesa cuyo significado podríamos traducirlo como tarjeta visual o post-it.

Estas tarjetas se ordenan en un tablero en diferentes columnas. Las tres columnas de un tablero Kanban clásico son tareas pendientes de realizar, tareas que se están realizando en este momento y tareas ya realizadas. Se puede realizar variantes más complejas en las cuales se divida cada una de estas tres columnas principales en otras. Por ejemplo, la columna de tareas que se están realizando se puede dividir en diseño, desarrollo y validación, como tres etapas independientes dentro de realizar una tarea.

Esta metodología se puede integrar en scrum utilizándose un tablero Kanban en cada uno de los sprints.

La clave de Kanban es su rápida visualización que permite conocer cuántas tareas se encuentran en cada columna en un momento determinado de un solo vistazo. Otra de las claves de su éxito está en que limita el número de tareas que se encuentran en cada columna, evitando la realización de múltiples tareas simultáneamente o la acumulación de tareas.

Cómo escoger entre metodologías predictivas y ágiles

Esta combinación puede permitir que nuestra empresa saque el mejor partido de cada una de estas metodologías. Para que se pueda dar la coexistencia, es necesario que ambos sistemas compartan métricas, dado que aquello que no se mide no se puede mejorar. Se debe intentar medir todos los aspectos, tanto el alcance, como el costo y los plazos.

También es fundamental, previamente a comenzar cualquier proyecto en una empresa, sentarse a analizar cuál es el sistema más adecuado en ese caso.

Los sistemas ágiles gestionan muy bien la incertidumbre, aquellos proyectos en los que se sabe hacia dónde se quiere avanzar pero no se tiene muy claro cuál es el producto final deseado.

Sin embargo, los sistemas predictivos, son muy útiles para aquellos proyectos con un resultado conocido, porque ya se ha realizado previamente. Si se trata de repetir un trabajo ya realizado buscando mejoras en productividad, tanto disminución de coste o de plazos como mejora de la calidad total del producto alcanzado, quizá una metodología predictiva sea la más indicada.

No debemos caer en el error de utilizar metodologías ágiles para todo simplemente porque son las más nuevas. Cada sistema de trabajo tiene su indicación.

Son diferentes, pero también son iguales

Algunas empresas son un poco reticentes a dar el salto a las metodologías ágiles. Esto es porque piensan que son completamente diferentes o que en las metodologías ágiles no existen sistemas de cuantificación de los resultados. Es cierto que existen diferencias entre ambos sistemas, pero también existen algunas similitudes. Vamos a analizarlas.

Las funciones del jefe de proyectos son muy diferentes entre sistemas ágiles y sistemas predictivos. Por tanto, en caso de que en una empresa se intente que coexistan ambos sistemas, el jefe de proyectos debe ser capaz de adaptarse a uno o a otro en función del proyecto en el que está implicado.

También es un reto para todo el personal, que debe acostumbrarse no solamente a cambiar de proyecto, sino también a cambiar de metodología en función del proyecto en el que se está trabajando en ese momento.

En ambas metodologías de proyectos es fundamental gestionar las restricciones y las expectativas con claridad, recogiendo todos los resultados en un portfolio, que debe ser común para todo el proyecto independientemente de las metodologías que se utilicen para la realización de cada una de las tareas en las que lo hemos dividido.

Cómo hacer convivir ambos modelos de gestión

Un paso fundamental para simplificar la gestión de proyectos y facilitar la coexistencia de ambos sistemas es utilizar una única solución tecnológica para todos ellos.

Otra posibilidad, muy recomendable es que se divida el conjunto del proyecto en dos proyectos más pequeños, uno de ellos utilizando metodologías ágiles y el otro metodologías predictivas, y que ambos se encuentren agrupados en un mismo programa.

En ITM platform te suministramos la solución tecnológica que estabas buscando: una solución de gestión integral de proyectos que te permita utilizar metodologías predictivas y ágiles integradas en un mismo portafolio. Para que tengas completa libertad a la hora de escoger la metodología más adecuada para tu proyecto. En definitiva, para que puedas optimizar el uso de tu tiempo y la productividad de tu empresa.

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