Cuando se habla de herramientas de gestión de proyectos, a menudo solo pensamos en el diagrama de Gantt, la planificación y los informes de proyecto. Pero si el usuario es el director de la PMO, las cosas cambian bastante. Seguro que no habías pensado en las siguientes soluciones para gestionar el portafolio de proyectos.

Una de las responsabilidades ineludibles de toda oficina de proyectos es adoptar herramientas tecnológicas que permitan cumplir con la difícil misión de coordinar y controlar los proyectos de la organización. Por si fuera poco, muchos proyectos dejan tras de sí grandes volúmenes de datos, que a menudo son datos no estructurados o sin una relación clara con la calidad del trabajo que se entrega. Analizar esos datos para poder tomar decisiones es de gran importancia tanto para directores de programas y directores de portafolio como para un director general. Y la tarea de quien coordina la oficina de proyectos no es otra que facilitar esas decisiones.

Aunque cada PMO tendrá que seleccionar su portafolio tecnológico dependiendo de la naturaleza de sus proyectos y de su modelo de gobernanza, en este artículo recomendamos varias aplicaciones de software muy útiles para ordenar las ideas y llevar las riendas de todo el portafolio de proyectos de una organización compleja. No todas ellas son de gestión de proyectos (sí de gestión de portafolio, o PPM), pero todas tienen beneficios claros cuando se aplican a este ámbito.

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Ya sea para una PMO corporativa o para una PMO de IT; para proyectos estratégicos, de I+D+i o de clientes externos, las siguientes aplicaciones son una parte imprescindible de las operaciones diarias.

Los programas y herramientas más útiles para directores de PMO

1. PPM

Porque una herramienta profesional para gestionar todo el portafolio de proyectos es la primera obligación de cualquier PMO.

ITM Platform permite poner en marcha el soporte tecnológico de una PMO en cuestión de semanas.

La herramienta: ITM Platform

Para quien no lo conozca todavía, ITM Platform es una herramienta en la nube de gestión de proyectos, programas y portafolio (PPM) cuya virtud central está en que permite un despliegue enormemente ágil: no necesita apenas trabajo de configuración. Con una experiencia de usuario simplificada que sigue las recomendaciones metodológicas de PMBOK y Prince2, ITM Platform apoya el despliegue de nuevas PMO mediante cuadros de mando predefinidos, informes configurables, más todas las prestaciones que necesita un jefe de proyectos.

Ventajas: ITM Platform es la manera más sencilla de comunicar a los directivos de una organización cómo están progresando sus proyectos críticos, saber cómo se está invirtiendo el dinero y tomar decisiones en tiempo real.

Desventajas: Para que los datos sean fiables, exige un plan de adopción para gestionar la implantación de la herramienta, de manera que su uso se extienda a todos los equipos de proyecto.

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2. Dashboards y Business Intelligence

En el siglo XXI, la información tiene que ser visual. Para hacer análisis de datos avanzados el mínimo indispensable es contar con un programa robusto que permita visualizar análisis e informes de proyectos y cruzar variables de forma dinámica.

       Power BI: hermano SaaS de Excel y primo de Tableau

La herramienta: Power BI

De entre las muchas aplicaciones para PMO, esta es la que mejor combina potencia con versatilidad. Power BI es la herramienta de visualización de datos de Microsoft. Utiliza el lenguaje de programación M (el mismo que Excel) y se puede conectar con cualquier fuente externa de datos mediante el uso de API.

Ventajas: Una vez conectado, ofrece un entorno verdaderamente amigable para analizar datos… con todas las garantías de Microsoft.

Desventajas: Para empezar a usar Power BI es muy recomendable contar con la ayuda de un programador que acceda a las fuentes de datos, por lo que un equipo u organización pequeña puede tener ciertas dificultades para empezar a usarlo.

Cómo conectarlo con ITM Platform:  Puedes seguir este tutorial básico y su continuación para utilizar ITM Platform como fuente de datos a través de la API. Aunque el tutorial se refiere a Excel, el código es idéntico. También puedes ver este webinario en el que explicamos los mismos pasos con varios ejemplos prácticos para crear un cuadro de mando de proyectos que se actualiza automáticamente:

3. Ticketing y desarrollo

Los equipos de mantenimiento y desarrollo de software tienen necesidades de gestión del trabajo muy específicas. A menudo es conveniente adoptar software que permita gestionar tanto tickets e incidencias como sprints de proyectos ágiles.

JIRA, de Atlassian, es el producto estándar para gestión de equipos de desarrollo.

La herramienta: JIRA

Ventajas: JIRA hace muy fácil reportar incidencias, historias de usuario y épicas a los equipos de desarrollo, adjuntar documentación de apoyo, mencionar a las personas involucradas y asignar las distintas tareas a un sprint de entrega. Desventajas: Toda la sección de reporting es muy deficitaria. Cómo conectarlo con ITM Platform:  El conector nativo permite enviar proyectos y tareas desde JIRA a ITM Platform. Tan solo hace falta incluir la url del entorno de JIRA y aceptar la conexión. La conexión permite realizar el trabajo de coordinación y control del portafolio desde ITM Platform.

4. Comunicación en equipo

¿El comunicador de tu equipo es agradable? Tus empleados utilizarán una alternativa que les guste más.La herramienta: Slack

Si no conoces Slack, tienes que probarlo. Como un chat de toda la vida, pero rodeado de todas las características que lo hacen la herramienta más útil para comunicarte con tus compañeros de trabajo: canales por proyecto, posibilidad de adjuntar archivos, checklists, o enviar código… aunque no tiene ninguna tecnología revolucionaria, el producto es imbatible.

Ventajas: El Marketplace de Slack permite conectar a tu equipo con cientos de aplicaciones SaaS para, por ejemplo, recibir notificaciones y avisos de clientes.

Desventajas: Aunque la opción freemium es bastante elástica, el coste por usuario y mes es elevado y resulta imprescindible para no perder datos.

Cómo conectarlo con ITM Platform:  ITM Teambot, la aplicación de ITM Platform para Slack, permite a cualquier usuario saber qué tareas y proyectos tiene asignadas, así como reportar esfuerzo y progreso o añadir comentarios.

5. Gestión de la demanda: sistemas de recopilación de propuestas

Cualquier PMO tiene que hacer frente a un volumen de peticiones de cambio muy por encima de los recursos disponibles. Pero para poder analizar las ideas y entender cuáles son valiosas, lo primer es tenerlas todas recopiladas en el mismo sitio.

Las plantillas de ITM Platform en Zapier permiten recopilar tareas desde cualquier lugar de la nube.

La herramienta: plantillas de Zapier de ITM Platform

Aunque técnicamente no son aplicationes para PMO sino conectores, resultan tan fáciles de configurar que son una parte fundamental de la lista. A través de zapier, es posible enviar tareas a un proyecto de ITM Platform desde cientos de aplicaciones que ya utiliza todo tu equipo, como Gmail, Google sheets, Dropbox, Evernote… Si tienes en cuenta la potencialidad de los zaps compuestos, ¡los límites son pocos!

Ventajas: Distribuye la creación de propuestas de cambio y empodera a toda tu organización para que participe en una cultura de mejora constante

Desventajas: La verdad es que zapier funciona bien y para flujos de datos pequeños hasta sale gratis. Por supuesto, conviene reservarlo para procesos que se puedan automatizar sin consecuencias indeseadas Cómo conectarlo con ITM Platform: Sigue las instrucciones de nuestro tutorial o emplea la plantilla de Google Sheets para comprender bien cómo configurar un zap

La plantilla para recopilar tareas en Google Sheet y enviarlas a ITM Platform.

6. Diagramas

Diagramar procesos y flujos de trabajo es una de las maneras más útiles para promover el cambio, crear nuevos procedimientos, probarlos y mejorarlos. ¡Una oficina de proyectos diagramada es una oficina de proyectos mejor diseñada!

Lucid Chart es líder en el nicho de diagramas profesionales

La herramienta: Lucid Chart

Lucidchart es líder en el nicho. En este caso, la verdad es que las opciones son muy amplias y la mayor parte de los softwares para crear diagramas más fiables son de pago. Prueba por tu cuenta hasta que encuentres lo que te sirve – si sois pocos usuarios en la PMO, el coste será irrisorio.

Ventajas: ¿Quieres explicar procesos complejos que afectan a distintas partes de la organización? Olvídate del papel y el lápiz.

Desventajas: Muy pocas. Incluso se puede importar y exportar a Microsoft Visio, si es lo que estás utilizando ahora mismo.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API (http://developers.itmplatform.com/)

7. Analíticas de Big Data

Para las PMO, el Big Data no es ninguna moda pasajera. Si están en una corporación lo suficientemente grande, es posible que tengan que gestionar proyectos de big data; en entornos más pequeños, los datos que generen sus proyectos en distintos equipos se pueden analizar de forma coordinada con software específico.

Hadoop, de Apache, es el framework de programación más conocido para analíticas de datos distribuidos.

La herramienta: Apache Hadoop

Ventajas: La cantidad de referencias y documentación para trabajar con Hadoop es interminable.

Desventajas: En comparación con el resto de las herramientas para gestionar proyectos, no se trata de un producto terminado, sino de un lenguaje de programación. Puede escaparse al marco de actuación de una PMO.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API: http://developers.itmplatform.com/