Este artículo forma parte de una serie sobre las áreas del conocimiento del PMBOK. Puedes leer los artículos anteriores:
La última área de conocimiento de la Guía PMBOK (Project Management Book of Knowledge), es la que se refiere a la Gestión de stakeholders o de los interesados del proyecto, es decir, de los públicos, agentes y actores implicados o afectados. Concretamente, esta área del conocimiento se centra en identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o directamente son afectados por el proyecto. Los procesos detallados en esta área incluyen el análisis de las expectativas del grupo de actores o interesados y su impacto en el plan.
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Es fundamental tener en cuenta que los interesados en el proyecto incluyen a los clientes. Por lo tanto, la satisfacción de los interesados es crucial para el éxito del proyecto. De hecho, uno de los problemas más típicos en la gestión de proyectos es la entrega en tiempo, forma y con el presupuesto pactado de todos los requerimientos del proyecto, con la salvedad de que hayan sido ignoradas las necesidades últimas del cliente. En este caso, el proyecto no ha conseguido absolutamente nada y podría incluso volverse a empezar. Este problema era tan frecuente en el desarrollo de software que dio lugar a las metodologías ágiles, que buscan una comunicación fluida con los clientes.
Consejos para la Gestión de los Stakeholders
1. Identificar las partes o públicos interesados en el proyecto
En esta fase de la gestión de proyectos, es importante que nos centremos en el proceso de identificación de los stakeholders desde el inicio, ya que de esta manera obtendremos una visión general del mapa de públicos y tomaremos conciencia de los problemas que algunos actores nos pueden plantear a la hora de incorporarse al proyecto.
2. Asegurarse que todas las partes interesadas están de acuerdo y conocen sus funciones o responsabilidades
Antes de comenzar el desarrollo del proyecto, es fundamental que todos los actores implicados conozcan las reglas que hemos marcado, las normas, que asuman el compromiso y la responsabilidad de sus funciones. Desde el inicio identificaremos a los líderes de los grupos, los equipos de trabajo y sus roles a desempeñar. Una buena planificación previa nos permitirá un desarrollo fluido y nos evitará posibles conflictos futuros. Si todos estamos de acuerdo con los requisitos y los objetivos que tenemos que conseguir, trabajaremos para estar a la altura de los acontecimientos y evitaremos retrasos, demoras que solo se traducen en sobrecostes y resultados no deseados. Por otra parte, las normas también deben asegurar cauces de comunicación fluida con los clientes, de manera que éstos tengan información suficiente para evaluar el desarrollo del proyecto y expresar su punto de vista. En caso de que sea necesario, se pueden pactar las circunstancias bajo las cuales las opiniones del cliente pueden suponer cambios que se deban añadir al registro de gestión del cambio.
3. Conseguir un consenso sobre la aplicación de cambios en el proyecto
Los cambios en un proyecto son inevitables, puesto que siempre surgen imprevistos que nos conducen a modificar criterios o cambiar alguna dirección. Cuánto más complejo es un plan, más susceptible es de ser cambiado en su desarrollo. Por eso, es importante que todos los participantes estén de acuerdo en la manera de manejar los cambios.
4. Favorecer la comunicación
Establecer las pautas comunicativas al inicio del proyecto mejorará la fluidez de la misma. El equipo que forme parte del plan podrá determinar, desde un inicio, la frecuencia de la comunicación y su contenido, preferentemente concisa y centrada en el progreso o cuestiones que afecten al valor del proyecto.
5. Dar visibilidad permanente al proyecto
La transparencia es una virtud fundamental en toda comunicación de proyecto. No tiene sentido que un director de proyectos tenga secretos. La visión del proyecto la definiremos también desde el primer momento. Es interesante que todo nuestro equipo implicado la conozca y sea accesible, para que no se pierda el rumbo y la dirección en el desarrollo. De esta manera, ante cualquier duda, tomaremos la decisión que sea acorde con la visión definida y los objetivos. Desde el área de conocimiento de la Gestión de stakeholders se ha de ser consciente de la importancia de este tema, puesto que nos ayudará a reducir riesgos, errores o pérdida del enfoque.
6. Participación de las partes interesadas en todo el proceso
Aunque desde un comienzo hayamos hecho una asignación de funciones de los actores que participan activamente en el proyecto, las partes interesadas en el mismo han de estar implicadas en todo momento para que puedan participar en la resolución de problemas, la revisión de los requisitos o la creación de informes o listas aprendidas.
7. Llegar a un acuerdo con lo realizado o hecho
Tan importante es ponerse de acuerdo para empezar y gestionar los cambios, como en lo referente a lo conseguido. Todo nuestro equipo debe funcionar centrándose en la consecución de las tareas, actividades o trabajos que les han sido asignados, y fluir de manera que se consigan los objetivos planteados. De ahí, la importancia de llegar a acuerdos sobre el trabajo realizado para evitar entrar en un círculo de cambios y estancamiento que ponga en riesgo el desarrollo del plan. En una organización que gestione proyectos estratégicos y de transformación interna, la gestión de las partes interesadas va más allá del cierre del proyecto, ya que es prioritario comunicar a todos los estamentos organizativos que pueden beneficiarse de las capacidades entregadas por el proyecto. De lo contrario, el valor entregado no se interioriza y no se convierte en una ventaja competitiva sostenida a lo largo del tiempo. Este enfoque se ha dado en llamar Benefits Realization Management (BRM) o gestión de los beneficios.
8. Empatizar con las otras partes interesadas
Todos los participantes del proyecto son partes interesadas, pero el mapa de los stakeholders también engloba partes interesadas o afectadas que no participan de forma activa en el desarrollo de nuestro plan. Estas últimas, también hay que tenerlas en cuenta y empatizar con ellas. La capacidad de empatía es la habilidad de ponerse en los zapatos del otro, una habilidad crucial para el éxito o fracaso de nuestro proyecto. Por eso, no se puede limitar el análisis del proyecto a los intereses y la influencia de la gente, sino que hay que saber identificar cuáles son sus objetivos, circunstancias y la forma en que perciben nuestro proyecto. El análisis empático nos ayuda a descubrir las variables ocultas que pueden marcarnos el camino para resolver los problemas o superar los obstáculos que nos podamos encontrar. Por ejemplo, tenemos que analizar el nivel de interés e influencia de las partes interesadas si están dispuestas a apoyar nuestro plan, y definir así el nivel de confianza que podremos crear.