El Principio de Pareto o la regla del 80/20 viene a decir que el 80% del entregable del proyecto se consigue con el 20% del esfuerzo y que el 20% restante necesitará el 80% del esfuerzo.
Empecemos con un poco de historia y veamos de donde surge este principio. Lo expuso por primera vez el economista Vilfredo Pareto en 1906 estudiando la propiedad de la tierra en la Italia -de ahí que se denomine Principio de Pareto-, si bien fue Joseph Juran quien la popularizó como una regla de uso general en gran cantidad de contextos y usos. Desde entonces la regla del 80/20 expresa de forma sencilla y fácil de recordar que gran parte del esfuerzo se dedica a una aportación de valor residual y que con poco esfuerzo es posible conseguir gran parte del resultado.
Es cierto que los porcentajes no son precisos y esta regla muestra una proporción arbitraria, pero también es cierto que esconde una gran verdad que podemos aplicar en la gestión de proyectos y en muchas otras actividades de nuestra vida cotidiana. Dedicamos mucho tiempo a cosas que aportan realmente poco valor, que nos hacen avanzar poco en la consecución de los objetivos y si fuéramos capaces de centrarnos a nosotros mismos y a nuestro equipo en ese 20% de esfuerzo que consigue el 80% de los resultados todo sería mucho más sencillo.
Hacer tablas de esfuerzo-valor nos pueden ayudar a identificar esta relación. Priorizar tareas por su resultado y estimar el esfuerzo que conllevan nos permite centrarnos en lo más eficiente. Tenemos que identificar qué cosas son más importantes y nos acercan a los objetivos marcados con el menor esfuerzo y tiempo.
No siempre será posible aplicar la regla de la regla del 80/20 y en ocasiones tendremos que aceptar que el 80% del esfuerzo se dedique a trabajos que aportan muy poco valor, pero si somos conscientes de este hecho podremos plantear a los clientes o patrocinadores del proyecto que hacer en caso de tener que recortar funcionalidad, ajustar plazos o reducir costes, ya que sabremos qué en que tareas tenemos que focalizarnos.