Cuando hacemos el análisis post-mortem de un proyecto que ha fracasado, generalmente, las causas del fracaso tienen poco que ver con los aspectos “técnicos” del proyecto. Cuando una tarea tarda en completarse más de lo debido, un portal web tiene un tiempo de respuesta excesivo o no funciona bien por encima de 100 usuarios concurrentes, una animación no se ve en el “smartphone” porque se ha usado “tecnología flash”… Todas estas razones son de tipo técnico, pero generalmente tienen fácil arreglo. A veces el problema técnico es más grave porque hace falta un experto en tal o cual tecnología, pero si buscamos, generalmente el experto se encuentra. Los proyectos fracasan más por otro tipo de razones, principalmente:
Consigue una gestión eficaz y mejora el resultado de tus proyectos
Las razones de fracaso más frecuentes, a mi juicio, son tres:
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Deficiente gestión de los riesgos.
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Deficiente gestión de los costes.
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Deficiente gestión de los interesados (cliente, equipo, subcontratistas, etc.).
El jefe de proyecto debe “quitarse la gorra del técnico” y “ponerse la gorra del gestor”
Sin embargo, la gran mayoría de jefes de proyecto provienen del ámbito técnico: como son buenos técnicamente, se presupone que saben liderar equipos y proyectos (efecto “halo”). Pero el conocimiento técnico no es suficiente para dirigir proyectos, porque un buen jefe de proyecto no hace el trabajo, sino que coordina a los miembros del equipo para que lo hagan ellos (se parece a un director de orquesta). Es el primer responsable del proyecto, pero tiene cierto nivel de autoridad para tomar decisiones con autonomía. Un buen jefe de proyecto ha de quitarse “la gorra del técnico” y ha de ponerse “la gorra del gestor”.
Ponerse “la gorra de gestor” de proyectos no es fácil. Piense en el mejor jefe de proyecto que conozca. Sí, ese que termina siempre sus proyectos en plazo y por debajo del presupuesto, por el que se pelean los jefes, para el que todos quieren trabajar, el que sabe anticiparse a los problemas (rara vez pulsa el botón de “crisis”), a quien los clientes adoran. ¿Dónde cree que lo aprendió todo? No en los libros.
Como toda disciplina compleja, la gestión de proyectos se aprende practicando. Es este un aprendizaje continuo, cada nuevo proyecto es un desafío, y las verdaderas lecciones son los errores cometidos.
La buena noticia es que hay ayudas (todo lo que necesita el jefe de proyecto ya está inventado):
Todo lo que necesita el jefe de proyecto ya está inventado
- El cuerpo de conocimientos básico que aplica a todos los proyectos está muy bien estructurado en la guía PMBOK® (guía de los fundamentos para la dirección de proyectos).
- Nunca se acaba de aprender a dirigir proyectos, pero las áreas de conocimiento están determinadas (sólo hay 9).
- Cada proyecto es distinto, pero hay un conjunto de 42 procesos que aplican a todos, y un conjunto técnicas, herramientas, documentos, plantillas, muy recomendables.
- Usted no tiene por qué inventarse documentos para declarar el comienzo de un proyecto, fórmulas para medir la desviación en coste y plazo, etc.
- Actualmente ya existe un “lenguaje común” en la dirección de proyectos. Resulta muy bueno que podamos encontrar procesos de gestión, metodologías, plantillas y entregables obligatorios, marcos de procesos, recomendaciones...