Como gerente de PMO, gerente de equipo o de proyecto responsable de entregar resultados, le resultará familiar la complejidad de la administración de proyectos. Exige colaboración, coordinación y comunicación fluida entre todos los participantes.
En esta publicación, profundizamos en el papel que los miembros del equipo desempeñan en la consecución de los resultados esperados.
Al ofrecer licencias gratuitas para Team Members, ITM Platform fomenta un entorno colaborativo en el que los gerentes de proyecto pueden involucrar a todos los miembros del equipo para que se centren en ofrecer el mejor resultado del proyecto en lugar de preocuparse por el precio.
La participación del equipo de proyecto abarca varios aspectos esenciales:
- Ejecución del trabajo.
- Gestión del tiempo.
- Informes de progreso.
Vamos a desglosarlos.
Ejecución del trabajo
Los miembros del equipo son la columna vertebral de un proyecto en tanto que fuerza laboral que hace posibles los resultados. Tres dimensiones clave impactan el éxito de sus esfuerzos:
- Cuando tienen un sentido de pertenencia, están más motivados y comprometidos con la entrega de un trabajo de alta calidad.
- Una comunicación clara con los gerentes de proyecto, otros miembros del equipo y participantes, ayudan a garantizar que todos trabajen hacia un objetivo común. El acceso del equipo de proyecto a la herramienta PPM brinda la oportunidad de compartir ideas, lo que lleva a un enfoque más colaborativo e inclusivo.
- Vista realista del progreso: Los miembros del equipo proporcionan una visión realista del estado real del proyecto. Esto permite a los gerentes de proyecto identificar riesgos y abordar cualquier problema desde el principio.
Al garantizar estos tres aspectos, los gerentes de proyecto pueden propiciar un ambiente de trabajo positivo y productivo que conduzca a resultados exitosos.
Gestión del tiempo
Los miembros del equipo son la base de la gestión del tiempo del proyecto, tanto en las estimaciones de esfuerzo como en horas reales. Por qué esto es importante:
- La estimación del esfuerzo de tareas ayuda a pronosticar cronogramas, recursos y costos, lo que permite a los gerentes de proyecto tomar decisiones informadas. Esto es esencial para que los proyectos – tanto en cascada como ágiles-, se mantengan en el buen camino y dentro del presupuesto, garantizado además la disponibilidad de recursos a medio y largo plazo.
- La estimación del esfuerzo es un proceso de aprendizaje continuo que ayuda a los gerentes de proyecto a mejorar su precisión predictiva a lo largo del tiempo.
Los gerentes de tareas y de proyectos pueden aprender de experiencias pasadas y refinar sus técnicas de estimación comparando las estimaciones iniciales con las reales. Con práctica regular, la estimación de esfuerzo se convierte en una herramienta indispensable, ayudando a estos gerentes a controlar cronogramas, recursos y costos.
- La cumplimentación de partes de horas por parte del equipo de proyecto juega un papel crucial en la determinación del costo, tanto en términos de tiempo como de dinero, de las tareas individuales y del proyecto en general.
Si bien los partes de horas pueden ser tediosos de cumplimentar, ITM Platform ofrece una interfaz eficaz que simplifica el proceso. Los miembros del equipo podrán ver los beneficios derivados de estos informes de trabajo, sin sentirse abrumados por deber cumplimentar horas.
Informes de progreso
Los informes de progreso y estado de proyecto, especialmente en proyectos en cascada, se realiza a partir del progreso de cada tarea. Esto hace que los informes de progreso de tareas resulten esenciales.
- Los miembros del equipo pueden actuar como administradores de tareas (Task Manager) y proporcionar seguimentos precisos que arrojen datos realistas al progreso del proyecto. Su implicación conducirá a decisiones basadas en datos reales.
- Sin la participación de los administradores de tareas, los gerentes de proyecto deben confiar en sus propias suposiciones sobre el estado actual del proyecto. Esto puede dar lugar a informes de progreso poco realistas y a toma de decisiones incorrectas.
Los gerentes de proyecto sencillamente no pueden estar al tanto de los detalles de cada tarea, y necesitan la participación del equipo para obtener una imagen precisa de lo que está sucediendo.
La valoración de los miembros del equipo es esencial para que el gerente del proyecto tenga información precisa sobre el estado de su proyecto. De lo contrario, el progreso no será realista.
En conclusión, los miembros del equipo proporcionan información indispensable sobre la gestión del tiempo, el coste de oportunidad, la comunicación, la visión compartida y el progreso del proyecto.
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