No hay profesión en el mundo más orientada a objetivos que la gestión de proyectos. Es esta una profesión muy poco agradecida: Si los objetivos se consiguen nadie nos felicitará, pero si no se consiguen, entonces la culpa es sólo nuestra. Si esto es cierto, entonces ser jefe de proyecto tiene mucho que ver con la actitud. Un jefe de proyecto eficaz debe creerse el rol y jugarlo bien. ¿Cómo sería jefe de proyecto principiante preguntando las reglas del juego? Veamos un diálogo ficticio a continuación. Estas serían las preguntas que yo habría hecho cuando empezaba, y las respuestas que habría querido obtener, más o menos:
ITM platform es la herramienta que te ayuda a gestionar tus proyectos y conseguir tus objetivos.
Regla del juego Nº1: El jefe de proyecto debe comprometerse con el proyecto
- Me colocan al mando de un proyecto crítico. Me asignan equipo, objetivos, presupuesto, plazos, pero también me asignan muchas responsabilidades. ¿Esto es bueno o malo?
- Esto es algo bueno: Tu empresa confía en tí. Tienes un reto por delante y mucho que aprender y demostrar.
Regla del juego Nº2: El jefe de proyecto debe gestionar las restricciones
- Empiezo a ver muchas barreras. ¿Qué hago?
- Como dijo Randy Paush: “Los muros están ahí por una razón. No están para dejarnos fuera, sino para darnos la oportunidad de demostrar lo mucho que queremos algo. Los muros están ahí para detener a las personas que no quieren algo lo suficiente ¡Están ahí parar detener a los demás!”.
Regla del juego Nº3: El fin justifica los medios, muchas veces
- Hay muchas cosas que caen fuera de mi zona de control. ¿Qué hago?
- Aquí hay que tener en cuenta que en algo tan indeterminado como un proyecto, es natural que no haya fronteras de autoridad firmes. Muchas veces, como jefe de proyecto hay que cuestionar los límites, a fin de conseguir que las cosas se hagan en un ambiente de incertidumbre. En beneficio del proyecto, el resto de interesados comprenden que jefe de proyecto se salte ciertos niveles de autoridad, o no lo haga todo siguiendo todos los procedimientos al pie de la letra. En esta profesión, muchas veces el fin justifica los medios (siempre dentro de un orden, claro está). Recordemos la Carta a García. La expresión “llevarle una carta a García” se usa mucho como ejemplo cuando hay que conseguir que las cosas se hagan en un ambiente de incertidumbre, actuando fuera de nuestro círculo de influencia.
Regla del juego Nº4: Trabaja siempre con un plan actualizado y realista
- Después de analizar lo que se ha prometido al cliente, me parece imposible cumplir los objetivos.
- Haz una planificación realista, propón alternativas, involucra a los demás en el problema y busca con ellos la solución.
Regla del juego Nº5: Cuando no sepas, toma supuestos
- Hay demasiadas cosas que todavía no sé. Me parece imposible estimar detalladamente plazos, presupuestos, recursos, etc. ¿Qué debo hacer?
- Haz una planificación incremental, y sobre lo que no conozcas, toma supuestos. Podrías decir algo así, por ejemplo: Suponiendo que el proveedor entrega el servidor tal fecha, suponiendo que los técnicos tienen esta tasa de productividad, suponiendo que el cliente asigna a este personal clave que necesitas para validar los requisitos a partir de tal fecha, suponiendo… entonces puedo estimar como fecha de entrega entre el 20 de abril y el 15 de mayo, con una confianza del 65%. Estos supuestos has de monitorizarlos continuamente. Mantén actualizada la planificación a medida que vas descubriendo nueva información del proyecto.
Regla del juego Nº6: Si sólo puedes gestionar una cosa, gestiona los riesgos
- Este proyecto tiene multitud de riesgos. No hago otra cosa que hablar de ellos, pero todo el mundo parece ignorarlos. ¿Cómo hago para que cuando los problemas se materialicen no me echen la culpa a mí?
- Las palabras se las lleva el viento. Mejor lleva un registro de riesgos actualizado. Gestión de riesgos es lo contario a gestión de crisis. Es la única forma de anticiparnos a los problemas. Como Director de Proyectos, quieres problemas, no sustos. Cuando los problemas aparezcan, darás una imagen profesional si los veías venir y ya tenías preparada la respuesta. En cada reunión de seguimiento dedica una sección monográfica para gestionar los riesgos (quizá sea suficiente revisar los más importantes). Presenta cada riesgo indicando el nivel de exposición que supone, en euros. Si la respuesta es asumir, anota la fecha y el decisor en el registro de riesgos.
Regla del juego Nº7: Adapta la comunicación al destinatario
- El jefe de mi jefe quiere estar al tanto de todo lo que pasa, pero no viene a ninguna reunión de seguimiento. Un día le va a llamar el cliente con alguna queja, no va a saber qué responder, y habrá una cascada de reprimendas hasta mí. ¿Cómo evito esto?
- Es normal que los altos ejecutivos no tengan tiempo para ir a las reuniones de seguimiento, pero no es la única manera de informarles. La comunicación hay que adaptarla al receptor. En estos casos viene muy bien enviar periódicamente un informe de situación resumido, publicar cuadros de mandos con indicadores semafóricos, cronogramas de hitos, etc.
Regla del juego Nº8: Practica interaciones para mitigar los riesgos
- Me parece que el cliente no sabe lo que quiere, lo que pide es demasiado general y ambiguo. Cuando entreguemos, va a decir que no a todo ¿qué puedo hacer?
- Practicar iteraciones, entregando una parte cada vez, primero las más importantes, que puedan ir validando progresivamente: Los clientes puede que no sepan lo que quieren, pero siempre saben lo que no quieren. Quizá la primera entrega la rechacen, habrá retrabajo, se corregirán los defectos. Con toda probabilidad, la segunda entrega no será rechazada por entero y quizá sirva para validar la primera entrega al 100%. Esta dinámica de validaciones sucesivas le permite al cliente ir modelando su visión del producto.
Regla del juego Nº9: Lucha contra el scope creep
- El cliente quiere introducir cambios continuamente.
- Esto no debes permitirlo. Si el alcance cambia todos los días, entonces no hay manera de gestionar el proyecto. Es lo que se conoce como degradación del alcance (scope creep, en inglés). Es lo peor que le puede ocurrir a un jefe de proyecto. La técnica más efectiva contra el scope creep es un sistema de gestión de cambios.
Regla del juego Nº10: Confía en tu equipo
- Los miembros del equipo asignados no tienen mucha experiencia en algo parecido, nunca han trabajado juntos, ¿voy a tener que hacerlo yo todo?
- Por supuesto que no. Es recomendable un liderazgo situacional, adaptado a la madurez del equipo, primero habrá que dirigirles estrechamente, luego habrá que asignar roles y que entiendan el por qué de las actividades (dejar que se equivoquen), luego me necesitarán sólo de vez en cuando y a partir de cierto momento serán autosuficientes. Se han convertido en un verdadero activo dentro de la organización.