Un 84% de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) falla en el transcurso de cuatro años debido a su desconexión con el negocio.
La solución es una sólida integración.
Cuando se instala una PMO o cualquier otra forma de gestión de portafolio de proyectos, su primera tarea debe ser conectarla con el resto de la compañía, sus procesos y su gente.
¿Por qué es importante?
Para lograr esta integración, identifique primero las áreas de negocio con las que su PPM (Gestión de Portafolio de Proyectos) necesita conectarse, los beneficios potenciales de la conexión con otros sistemas de información, qué partes estarán interesadas y cómo transformar esta integración en valor.
La siguiente tarea será la implementación: conectar las fuentes de datos y transformarlas en información accionable. Aquí es donde su herramienta de PPM y otros sistemas tales como ERP, CRM y HRM necesitan comunicarse.
Este artículo describe las áreas funcionales más comunes de la organización y la información que generalmente se intercambia. Le servirá de hoja de ruta para una integración de la gestión de portafolio de proyectos dando lugar a una PMO sólida y sostenible.
Como principio rector, usaremos el concepto de una “única fuente de la verdad”: la información puede residir en varios lugares, pero solo uno será el origen.
Este artículo no se enfocará en datos maestros tales como usuarios, proveedores, etc. En lugar de ello, nos enfocaremos en los “datos vivos” relacionados con los proyectos en curso.
La partida presupuestaria para los proyectos puede ser fija o flexible, generalemente con guardarraíles basados en tiempo o en hitos.
En cualquier caso, el presupuesto del proyecto suele pertenecer a otro con más recursos enlazados al programa, portafolio, departamento o metas del negocio.
El presupuesto se compone de cifras que representan las partidas principales, tales como el coste del trabajo, las compras, los gastos o los ingresos.
Esta información reside típicamente en el ERP (Planificación de Recursos de la Empresa, como SAP por ejemplo), aunque la fuente también puede ser la herramienta de PPM.
Si sus proyectos requieren el consumo de bienes o servicios, estos suelen organizarse en torno a cuentas presupuestarias que incluyen tales compras. Las compras se planifican en el marco del proyecto, pero un sistema de terceros pueder llevar a cabo el proceso de adquisición.
Por ejemplo, el gestor de un proyecto de construcción detallará todos los materiales y servicios necesarios para completar un hito, configurando así la planificación de las compras a realizar. Este plan irá al sistema de adquisición o ERP, el cual manejará el estado de la compra y el flujo financiero. Luego, se informará al sistema PPM sobre el estado de cada compra y, lo más importante, el momento en que se ejecuta.
De esta manera, el PPM y el sistema de adquisición o el ERP se mantendrán al día sobre el estado general de las compras del proyecto.
De manera similar a las compras, si su proyecto genera ingresos, estos suelen presupuestarse en el sistema de contabilidad de la compañía y se gestionan en el PPM o el ERP, sincronizándose entre sí.
Para el caso de una gestión avanzada de reconocimiento de ingresos, estos se gestionan típicamente en el PPM ya que ya que proyecto e ingresos están íntimamente relacionados.
Por ejemplo, supongamos que los ingresos se reconocen basándose en el progreso del proyecto o la entrega de hitos. En ese caso, el progreso del proyecto determinará la cantidad reconocida como ingresos para cada período.
Los valores reales o previstos deberánn sincronizadose con el sistema de contabilidad para reflejar el estado del proyecto correctamente.
Los proyectos que usan materiales en almacén o consumidos también se pueden beneficiar de la integración del Sistema de Gestión de Stock.
El consumo suele afectar al presupuesto, a la previsión y a los datos reales.
Estimar los esfuerzos es una de las tareas delicadas e importantes de un gestor de proyectos. Por lo general, una estimación adecuada determinará las expectativas del proyecto en términos de programación y costos.
Una configuración frecuente es como la siguiente:
Las estimaciones de tiempo y materiales son la forma más precisa de prever el costo de un proyecto, lo que posteriormente permitirá elaborar comparaciones periódicas con el presupuesto inicial. Dependiendo de cuánta precisión necesite que su ERP tenga en un tiempo determinado, la sincronización PPM → ERP se realizará regularmente al principio y al final del proyecto.
De manera similar a la estimación de esfuerzos, el tiempo registrado por los miembros del equipo impactará al gasto de dinero.
Si el PPM no es la fuente de registro de horas, este se deberá recolectarlas desde cualquier hoja de control de horas que se use. Estos datos son vitales para el control de esfuerzos y presupuesto porque representan el tiempo y el dinero invertidos. Una vez que el PPM registre las horas reales invertidas por proyecto, se traducirás en costes reales, que podrán introducirse en el ERP o en el sistema de contabilidad.
Si ejecuta proyectos para clientes, es probable que tenga una herramienta de CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes, tal como Salesforce).
Los equipos de marketing y ventas se beneficiarán de tener una imagen precisa en tiempo real de cómo están progresando los proyectos para clientes, los ingresos que están generando y los riesgos identificados por el gestor de proyectos.
Probablemente, esta es la mejor manera de que su área de ventas muestre cierto entusiasmo con el PPM.
Las organizaciones que tienen un flujo de trabajo establecido, un sistema de regulación o un mecanismo de autorización, por lo general usarán su solución de PPM si tiene estas capacidades.
En ambientes complejos donde el flujo de trabajo también depende de otros factores o áreas externas no relacionadas con la disciplina de gestión de proyectos, un Sistema de Gestión de Flujo de Trabajo puede ser necesario para interactuar con los estados y fases de los proyectos.
Las organizaciones tienden a usar la herramienta de PPM para crear el ciclo de idea a proyecto dentro de la definición de un plan estratégico. Después de todo, la planificación del portafolio de proyectos es uno de los pilares del PPM.
Cuando la demanda de proyectos no se crea en un momento determinado o el flujo de ideas y propuestas es significativamente alto o inherentemente descentralizado, puede haber un sistema adicional que reúna todas las propuestas de proyectos de toda la organización junto con la información esencial requerida para evaluarlas.
Este flujo puede lograrse usando formularios, hojas de cálculo, documentos o cualquier otro sistema de colaboración que permita reunir información de una manera estructurada.
En la mayoría de los casos, la planificación puede realizarse dentro de un sistema PPM ya que este se especializa en ofrecerle las herramientas para ello. En algunos casos, la planificación puede elaborarse en una herramienta externa (por ejemplo, MS Project), y luego importarla al PPM.
Los calendarios de proyectos y portafolio pueden fluir desde la herramienta de PPM hacia sistemas de terceros.
Una de las tareas fundamentales del gestor de proyectos es el manejo de riesgos. Debido a ello, la gestión de riesgos y problemas suele realizarse dentro de la herramienta de PPM, con la excepción de organizaciones con una fuerte gestión de riesgos que vaya más allá de los proyectos.
En un escenario típico, los riesgos - y cualquier problema subsecuente - se gestionará dentro del PPM, con tareas creadas para manejar los riesgos y calcular los costos.
La mayoría de las herramientas de PPM ofrecen maneras de almacenar o referenciar documentación esencial (especificaciones, contratos, etc.), aunque el negocio de la gestión documental compleja suele depender de integraciones con sistemas de terceros.
Un proyecto es un conjunto de interacciones humanas orquestadas. Por ello, la mayoría de las herramientas de PPM proporciona un sistema de colaboración o se integra con una herramienta especializada, tales como Slack o MS Teams.
Algunas herramientas de PPM permiten manejar los proyectos, o al menos alimentarlos, a través de una herramienta de colaboración. De esta manera, los usuarios no solo podrán interactuar entre sí, sino que también podrán reportar progreso o tiempo invertido sin abandonar la herramienta de colaboración.
Por último, y probablemente la integración más frecuente, es la que alimenta datos desde la herramienta de PPM al sistema de Inteligencia de Negocios o Business Intelligence.
Aunque la mayoría de las herramientas de PPM tienen capacidades de creación de infornes, lo cierto es que los proyectos no existen aislados del resto de la organización. Los cuadros de mando de negocio requieren una visión integrada de todas las actividades de la organización, incluyendo proyectos, producción, operaciones, marketing y ventas.
Para lograrlo, es crucial para la PMO tener la capacidad de proporcionar información precisa en tiempo real que se integre perfectamente con la información que venga del resto de las áreas de la compañía.
¡Excelente pregunta!
Hay tres maneras principales que, con diferentes niveles de complejidad y desempeño, le permitirán hacerlo.
La manera simple. Todos los datos pueden ser exportados desde diferentes listas e informes dentro de ITM Platform.
Además, puede importar datos desde diversas fuentes tales como CVS o MSP.
Las extensiones mejoran la funcionalidad estándar de ITM Platform.
Con la ayuda de las extensiones personalizadas, puede crear funciones adicionales, alterar el comportamiento estándar y conectar ITM Platform con otras aplicaciones.
Permiten responder a eventos, tales como actualizar tareas o montos de compras y responder con acciones tales como enviar un correo electrónico o solicitar más información a los usuarios.
También puede programar acciones recurrentes usando el planificador y sincronizar ITM Platform con su ERP, CRM o cualquier otra aplicación usada en su organización.
Crear una extensión no requiere habilidades avanzadas de programación y puede hacerse dentro de ITM Platform sin ningún lenguaje o herramienta de programación.
Si quiere saber más sobre las extensiones, lea la documentación en GitHub o en el Centro de Ayuda.
Con la API de ITM Platform, usted puede integrar rápida y fácilmente las aplicaciones existentes en su compañía, crear las suyas propias o sincronizar datos con sus herramientas favoritas de análisis de datos tales como MS Excel, Tableau o Power BI.
La API de ITM Platform está construida usando la arquitectura REST, por lo que podrá ponerla en funcionamiento rápidamente si está familiarizado con las APIs REST.
La manera más potente y flexible de integrar ITM Platform es haciendo uso de la API, lo que requiere disponer de habilidades de programación.
Una gestión de portafolio de proyectos sostenible y orientada a resultados debe implementar integraciones de información con la cadena de valor del negocio. En este artículo, hemos explorado mejores prácticas y los casos más comunes.
