Las organizaciones tienen un conjunto de activos clave en la gestión de proyectos que se deben cuidar y atesorar como un valor dentro de la compañía. En ocasiones las organizaciones no son conscientes de la importancia de estos activos, aunque son la base de muchas de sus ventajas competitivas.
Se trata de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento específicos que son utilizados a lo largo de los proyectos por parte de la organización. Incluye cualquier objeto, práctica o conocimiento, así como bases de conocimiento de la organización que pueden usarse a la hora de ejecutar o gobernar el proyecto.
Los activos de los procesos de la organización pueden agruparse en dos grandes bloques:
Procesos y procedimientos, es decir, las prácticas aplicadas dentro de la compañía para las diferentes fases de los proyectos.
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Procesos y procedimientos en inicio y planificación: son el conjunto de estándares de la organización, las guías y criterios para utilizados para la evaluación y autorizacion del los proyectos, la modelización de su estructura y su planificación. Entre ellos podemos encontrar las políticas de la organización en cuanto a ciclos de vida del proyecto y del producto, modelos de planificación, etc.
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Procesos y procedimientos en ejecución, monitoreo y control: comprenden los procedimientos de control de cambios; los procedimientos de control financiero; los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los dichos controles, la identificación y las acciones de seguimiento a realizar; los requisitos de comunicación propios de la organización; procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo; procedimientos de control de riesgos; y guías y criterios para evaluar propuestas y medir el desempeño estandarizados.
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Procesos y procedimientos en cierre: son las guías y los requisitos de cierre del proyecto, por ejemplo, evaluaciones y auditorías finales, liberación de los recursos del proyecto, cierre de contratos, etc.
Conocimiento corporativo, es decir, almacenar y recopilar información de lo que ha ocurrido en los proyectos:
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Gestión de configuración: versiones y líneas base de los procedimientos, estándares y políticas de la organización ejecutora.
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Datos financieros, presupuestos u horas de trabajo para cada actividad.
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Información histórica y base de conocimiento de lecciones aprendidas, registros y documentos o archivo histórico de proyectos anteriores.
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Incidentes y defectos, incluyendo el estado de éstos, control y resolución.
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Datos para la medición de procesos realizados.
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Archivos y documentos de proyectos anteriores.
Todos estos activos son clave para la organización y no deben dejarse desperdigados entre ficheros, documentos y ordenadores personales. La organización debe cuidar que sean recogidos de forma clara y accesible para todos los que abordan la gestión de proyectos en un sistema informático centralizado como ITM Platform.