Implantar las metodologías ágiles (Scrum, Kanban) o alguna de sus variedades) es un reto al que se enfrentan organizaciones, oficinas de proyectos y gestores de todo tipo. Las ventajas de este tipo de metodologías son muy evidentes para una gran cantidad de proyectos, pero implantar estas metodologías no es una tarea sencilla. Existen miedos, rechazos, barreras que han complicado implantar esta forma de trabajar en las organizaciones. A continuación se recogen algunas claves para implantar una metodología ágil con éxito.

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1. Empieza con el proyecto adecuado

Realmente es posible aplicar las metodologías ágiles a prácticamente cualquier tipo de proyecto, pero lo cierto es que para una implantación exitosa de este tipo de metodologías es importante seleccionar los primeros proyectos en los que se aplican a fin de obtener los máximos beneficios en el menor tiempo posible.

Intentar aplicar modelos ágiles a proyectos claramente predictivos o clásicos no suele dar buen resultado, ya que la sensación de pérdida de control es muy alta y los equipos (y la dirección) tienden a volver a las metodologías ya conocidas. Por el contrario, proyectos experimentales, con un alcance poco definido o muy cambiante, con equipos multidisciplinarios y donde es necesario dar resultados con rapidez, son una excelente oportunidad para aplicar las metodologías ágiles.

2. Ten claro el papel del equipo

Hay una inversión muy significativa del papel del equipo entre los proyectos clásicos o predictivos y los proyectos ágiles. La figura clave ya es la de Jefe de Proyecto como figura que controla todos los elementos del proyecto, ahora el equipo tiene un papel mucho más relevante y la figura del jefe de proyecto pasa a ser un facilitador de la metodología. Es importante tener claro el papel del equipo para tener una correcta implantación.

Un proyecto ágil requiere de un equipo multidisciplinar, auto-organizado y auto-gestionado, lo cual es un reto de confianza para muchas organizaciones que tienden a pensar en modelos dirigidos y controlados. Entender y crear este tipo de equipos es muy importante. SI se consigue que todo el equipo tenga unas relaciones entre iguales y una meta compartida, tendremos una gran parte del éxito garantizado.

3. La estimación del esfuerzo sigue siendo clave

En la implantación de las metodologías ágiles uno de los problemas más habituales es considerar que ya no es necesario realizar estimaciones. Aunque ya no sea necesario realizar una estimación de todo el proyecto y nos podamos centrar en las tareas del próximo sprint o las que tienen mayor prioridad en el product backlog, es importante que estimemos de forma realista los esfuerzos de las tareas y estas sean razonablemente equivalentes o, al menos, sea evidente las diferencias de tamaño entre ellas.

Si concluido un sprint no se ha concluido una tarea o en un Kanban aparece continuamente una tarea como “en proceso”, es muy probable que nos hayamos equivocado en la estimación y debemos corregirlo, descomponer la tarea en otras más manejables y, en muchas ocasiones, revisar nuestros compromisos. Lo que vamos a conseguir con las gestión ágil es que la estimación se centre en los trabajos que mayor valor aportan o los que tenemos que abordar con mayor celeridad, pero la estimación sigue siendo importante.

4. Conoce y controla las restricciones

Las metodologías ágiles tienen restricciones y deben ser tenidas en cuentas. Hay un alcance, plazo, un coste y una calidad que cumplir. Es cierto que se puede producir una inversión de prioridades y que el alcance sea más negociable, pero las restricciones de plazo, coste y calidad siguen ahí y deben ser gestionadas.

Estas metodologías establece que las tareas no deben superar un esfuerzo determinado, definen un Work In Progress (WIP) máximo que somos capaces de gestionar o establecen una caja de tiempo en modo de sprint. Las restricciones deben ser mantenidas de forma muy estricta y no deben cambiarse a la ligera, ya que son una parte muy importante de su modelo. Si vamos cambiando, ajustando y aceptando todo tipo de cambios, estamos perdiendo el control.

5. Gestiona la tensión

Aunque parezca una cierta contradicción, las metodologías ágiles se parece más a una carrera de fondo que a un sprint. Hay organizaciones que plantean estas metodologías como una forma de ir más deprisa, de sacar más trabajo en menos tiempo, aprovechando que los equipos están más involucrados. Esto es cierto, pero si queremos que la implantación de estas metodologías perdure en el tiempo debemos gestionar la tensión de los equipos.

Disponer de un equipo motivado, orientado a resultados, autogestionado y eficiente es posible con las metodologías ágiles. Para que estás características perduren en el tiempo, hay que conseguir que el equipo también perciba una mejora en la productividad y no sólo un mayor esfuerzo y trabajo de forma continuada.

6. Métricas: “la potencia sin control no sirve de nada”

Estas metodologías tienen una gran potencia, son capaces de que equipos bien motivados obtengan resultados impresionantes en plazos realmente pequeños. Pero toda esta potencia no está reñida con el control. Las metodologías ágiles nos animan a medir, analizar y mejorar de forma continua.

Las métricas son el camino hacia una gestión explicita de proyectos, basada en datos, no en intuiciones, opiniones o urgencias puntuales. La velocidad, el flujo, el cumplimiento de los compromisos son todas ellas métricas clave que debemos recoger y analizar para optimizar nuestros procesos y mejorar a nuestros equipos.

7. Calidad, calidad y… calidad

La calidad es el negocio de todos los días. Aumentar la velocidad de entrega, gestionar las estimaciones de forma incremental o tener un equipo autogestionado no conllevan dejar de lado la calidad. En las metodologías ágiles es muy importante entregar productos rápido, pero también entregar productos que funcionen, que hagan lo que tienen que hacer de forma eficiente.

Por ello es importante no dejar la calidad para el final e incorporar desde el principio elementos de validación, revisión y medición de la calidad de todos los artefactos, entregables y productos que generemos durante el proyecto.

8. Sigue la metodología con rigor

En las metodologías ágiles hay muy pocas reglas, normas o productos. Es importante seguir la metodología con precisión, sobre todo al inicio. Es mejor no cambiar nada (o casi nada) antes de tener experiencia. Si algo le resulta extraño, tenga un poco de paciencia y dele una oportunidad.

Scrum establece una serie de roles, reuniones y fases que es importante conservar, experimentar y mantener para que esta metodología realmente funcione como esperamos. Es posible ir de menos a más en estas metodologías, pero siga sus indicaciones con precisión hasta que tenga soltura en su uso.

9. Realiza revisiones y ajusta la metodología

En cuanto tengamos un avance significativo en el uso de las metodologías ágiles podemos plantearnos realizar ajustes sobre las mismas. Es importante hacer revisiones o retrospectivas que le permitan ver que funciona y que no dentro de su organización y hacer los cambios que sean necesarios para ajustar la metodología a su cultura, estilo y necesidades, pero siempre después de haber probado con los modelos estándar.

Las metodologías ágiles son flexibles, muy flexibles y por ello es posible adaptarlas a prácticamente cualquier tipo de proyecto, a cualquier tipo de organización y al cualquier tipo de equipo. Con un poco de experiencia es posible identificar cuáles son los posibles desajustes y realizar cambios, adaptaciones o añadidos a estas metodologías para conseguir que se ajusten perfectamente a nuestras necesidades y circunstancias.

10. Extrema la visibilidad

Una de las claves más importantes en el éxito de las metodologías ágiles es la visibilidad. En algunas organizaciones esta implantación se hace “a escondidas”, sin apenas visibilidad, casi como si diera vergüenza aplicar este tipo de herramientas. Es importante que este tipo de implantación tenga visibilidad, sea abierta y pública, para que toda la organización pueda ver qué se está haciendo, cómo se está haciendo y que se ha conseguido con su utilización.

No utilice Kanban privados o los oculte cuando aparece el cliente o patrocinador del proyecto. Sea valiente y muestre, explique y aproveche las ventajas de la máxima visibilidad. No hay mejor aliado que un cliente o patrocinador del proyecto involucrado en la gestión y las metodologías ágiles permiten maximizar la visibilidad y obtener una mayor participación de todos los interesados. La metodología ágil no es una excepción o una extravagancia de un equipo aislado, es algo que se puede aplicar en toda la organización.

11. Gestiona las expectativas

Muchos equipos y organizaciones que se inician en este camino creen que todos sus problemas se solucionarán por arte de magia, que el cliente ya no cambiará de opinión, que los productos ya no tendrán defectos, que ya nunca pasará nada "desagradable" en el proyecto. Las metodologías ágiles se adaptan muy bien a entornos cambiantes y estresantes, pero no solucionan todos los problemas. Gestionar las expectativas de los equipos, de los clientes, de la dirección es importante para tener éxito en la implantación.

Es posible que las primeras veces la metodología no sea perfecta, que los equipos se sientan incomodos con alguno de los aspectos de la metodología, que el proyecto tenga algunos problemas. Es algo completamente normal. Rápidamente comprobará que se progresa, que los avances son muy significativos y que los resultados son muy buenos.

12. Selecciona las herramientas adecuadas

Utilizar una herramienta de apoyo en el uso de las metodologías ágiles facilita la implantación de las mismas en las organizaciones. Tener un soporte centralizado para compartir la información, para medir los avances y mantener el control del proyecto es muy importante. Gracias a la herramienta adecuada los equipos van a poder trabajar de forma autónoma a la vez que la organización puede mantener el control sobre el progreso, los gastos e ingresos del proyecto, los esfuerzos, etc.

No se deje engañar por las herramientas gratuitas, pero completamente desconectadas del resto de su organización. Las metodologías ágiles no son un proceso anecdótico, excepcional que llevan a cabo equipos con herramientas muy poco profesionales con herramientas poco profesionales, es una decisión imporante de la organización para adaptarse y mejorar. Estamos ante una revolución en la gestión de proyectos que nos pueden permitir -con las herramientas adecuadas- mejorar nuestro rendimiento, entregar productos de alto valor con gran rapidez y obtener grandes éxitos.

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