Uno de los momentos más críticos para un director de proyectos llega a la hora de presentar sus resultados a la dirección: las personas con el poder de decidir el futuro de la empresa son un público experimentado y exigente.
Por si fuera poco, entre la alta dirección está bastante difundida la percepción de que los proyectos son un quebradero de cabeza: las consideraciones técnicas y metodológicas que ocupan el día a día de los directores de proyecto son un lenguaje totalmente distinto al de la dirección.
Por eso, a la hora de presentar los resultados de tus proyectos, lo más importante es que trates de hablar un lenguaje directivo. Comunícate con ellos desde la perspectiva del negocio, que es la que más les interesa.
Este consejo tiene muchas más aplicaciones. La dirección de proyectos es un instrumento corporativo de primera importancia, pero no siempre está bien aprovechado.
Consejos sobre cómo presentar los proyectos
Conecta con la visión general de la empresa
No presentes el proyecto como algo desconectado, sino como una pieza importante que sirve para crear valor a largo plazo. En algunos casos, como en el proyecto de implantación de un ERP, estas conexiones son obvias: tras la implantación, todas las operaciones de la organización pasan a estar conectadas.
En otros casos la conexión es más sutil. Pero existe. Incluso si se trata de un proyecto de construcción, donde a priori la motivación para realizar el proyecto es económica, hay muchos aspectos que se pueden destacar positivamente. Puede que hayas conseguido que tu empresa entre en el catálogo de proveedores aprobados de una entidad pública, o que el proyecto haya servido como plataforma publicitaria.
Recuerda que tu audiencia ha asistido a la explicación de muchos proyectos. Céntrate en qué lo hace diferente. ¿Por qué ha valido la pena ejecutar este proyecto más que otras propuestas que no llegaron a realizarse? Eso es lo que debes comunicar a través de la presentación de los resultados.
Para ello, te puede servir ponerte en el lugar de la persona que gestiona todos los proyectos de tu empresa. ¿Qué te gustaría que te explicaran en una presentación rápida? Intenta que la información que presentas sea sólida y memorable. Demuestra que conoces perfectamente tanto los motivos que llevaron a iniciar el proyecto como los riesgos en los que incurrieron quienes te dieron el encargo. La idea es que les reconfortes y confirmes su decisión: su confianza en tu liderazgo y en tu proyecto ha estado bien depositada.
Comunica todos los beneficios del proyecto – no solo los financieros
Si reduces los resultados de un proyecto a las ganancias que has generado, estás estableciendo un término de comparación demasiado fácil. Tu presentación se puede derrotar a sí misma: basta con que alguno de los presentes diga que los ingresos están por debajo de la esperado, o que otros proyectos han obtenido tasas de rentabilidad superiores.
Es más interesante que rodees esos datos de otras metas alcanzadas por el proyecto. Algunos ejemplos pueden ser el desarrollo de tecnología que se puede extender más allá del proyecto, la expansión internacional, la fidelización de un cliente o la consolidación del propio proyecto como modelo para proyectos futuros.
Presenta tu proyecto como fuente de conocimiento
Los directivos saben que uno de los mayores problemas de los proyectos es que se parecen a Las Vegas: lo que ocurre en el proyecto, se queda en el proyecto.
Explica por qué tu proyecto no es un compartimento estanco, sino una fuente de conocimiento compartido. No es raro que nuevos modelos de trabajo surjan de la experiencia de un equipo de proyecto.
Por si fuera poco, cada vez que se sacan a la luz lecciones aprendidas que pueden servir para otros proyectos se están diseñando ahorros futuros. Si tienes un caso lo suficientemente sólido, puedes incluso estimar esos ahorros.
Si tu organización impulsa la innovación abierta, o sencillamente sabes que a tu audiencia le gustan las nuevas ideas, esta sección de tu presentación es especialmente interesante. Extrae aquellos elementos del proyecto donde hayáis obtenido una solución novedosa o mejorada: podrás plantearla como un embrión de producto innovador.
Por último, esfuérzate en identificar qué elementos del proyecto se pueden incorporar al modelo de negocio. Quizás se trate de una nueva manera de negociar con proveedores, o de una característica de diseño de usuario que ha tenido una respuesta especialmente buena.
En los tiempos que corren, lo importante es abreviar las distancias entre los equipos de trabajo, donde se crea el valor para el cliente, y las esferas de toma de decisiones. Si tu presentación lo consigue, tus directores te estarán muy agradecidos.
Pero el mensaje de la presentación no lo es todo. Para que te escuchen con los oídos bien abiertos, apóyate en los siguientes consejos sobre cómo presentar toda esta información.
Consejos sobre el estilo de la presentación
Averigua qué necesita saber quién te escucha
Tu presentación puede ser interesante, bien diseñada e incluso entretenida. Pero si no aportas a los directivos el tipo de datos que están esperando, es muy fácil que pierdas su interés, que dejen de escucharte y hasta que te interrumpan con preguntas para poder averiguar directamente lo que les parece más importante.
Por eso, procura averiguar, a partir de las experiencias de otros compañeros, cuáles son las métricas y los aspectos de los proyectos que más interesan a cada persona que vaya a escucharte. Quieres ser tú la persona que lleva el timón de la presentación.
…y ten listas varias versiones de tu presentación
Encontrar el equilibrio entre lo que necesitas contar y lo que quiere escuchar tu audiencia puede no ser muy sencillo. Seguro que tienes un par de ideas diferentes sobre cómo hacerlo.
Aun con todas las precauciones, es posible que alguno de tus oyentes te interrumpa porque no le interese lo que está viendo. En el caso de que recibas un comentario crítico al enfoque de tu presentación, la mejor respuesta posible es tener una segunda presentación con un enfoque totalmente distinto que te permita volver a tomar el control.
No abuses de PowerPoint
Si usas PowerPoint, que no lo parezca. Se ha abusado tanto de esta solución que cada vez estamos más cansados de presentaciones en las que el orador se limita a repetir infinitas listas de afirmaciones sin un hilo conductor aparente.
Emplea la presentación como apoyo gráfico, no textual. Es ahí donde está el secreto. Destaca los principales datos y gráficas, utiliza fotografías reales del proyecto para ilustrar tus puntos y no abuses de diagramas difíciles de comunicar. En comunicación, menos información visual produce un impacto mucho más memorable.
Además, si aportas demasiada información, el público puede elegir con cuál se queda para reconstruir su propia versión, mientras que tú quieres dar tu propia idea de lo ocurrido.
Conoce el estilo de aprendizaje de la audiencia
Aunque la información visual es aquella que asimilamos con menos esfuerzo, cada persona tiene un estilo propio de aprendizaje. Tu adaptación al mensaje también debe afectar a este aspecto.
Si, por ejemplo, tu Director General considera que es importante tener siempre información por escrito, puedes preparar un memo del proyecto en un solo folio y entregarlo como material de apoyo mientras presentas.
Practica hasta alcanzar un estilo fluido
La práctica es la madre de la excelencia. No dejes detalles para la improvisación, pero procura que la presentación no parezca encorsetada. La idea es que hables con naturalidad y dominio del tema. Repasa los datos más importantes del proyecto y las conexiones lógicas que quieres subrayar.
Subraya tu mensaje más importante tras terminar
A menudo, la situación más interesante desde el punto de vista comunicativo es la interacción que ocurre cuando terminas de presentar. ¿Cómo reacciona la audiencia? ¿Cuántas preguntas te hacen y de qué tipo? ¿Tienen prisa por irse? En este momento, cambia la situación de escucha y la audiencia está más dispuesta a incorporar la información que le comuniques. No dejes que tus comentarios sean improvisados: subraya el mensaje más importante para ti con un comentario rápido: “Gracias, y déjenme reiterar…”. Este comentario debe estar limitado a unos pocos segundos.
Examina lo que ha pasado
No dejes pasar el tiempo sin analizar cómo ha ido la presentación. ¿Ha ocurrido lo que esperabas? ¿Has conseguido lo que querías? ¿Han despertado interés los aspectos que había preparado, o ha habido alguna sorpresa? Procura incorporar la experiencia a tu bagaje para mejorar aun más en la próxima oportunidad.