La forma más importante y habitual para ejecutar una estrategia empresarial es implementarla por medio de iniciativas o proyectos. Cada vez que se realiza un plan de empresa, se establecen objetivos para una organización o empieza un nuevo año, surgen proyectos que deben llevarse a cabo con éxito para que ese plan, esos objetivos o los resultados de ese año se vean cumplidos. Una organización que es capaz de gestionar los proyectos de forma exitosa dispone de una importante ventaja competitiva en el mercado. El éxito en la gestión de proyectos es, sin duda, una pieza clave para el éxito de las organizaciones.
Para conseguir el éxito no podemos confiar en la suerte, porque lo más seguro es que no acertemos. Los proyectos tienen grandes dificultades y complejidades que sortear para obtener el éxito y no basta con la voluntad de la dirección o un equipo motivado, es necesario disponer de un equipo que tenga los conocimientos y habilidades necesarios, así como dotarlos del software de gestión de proyectos adecuado para abordar con éxito los retos de nuestra organización.
Repasemos más de cerca cuáles son los requisitos para coordinar los proyectos estratégicos de una organización. El project manager debe tener la formación y las competencias necesarias para integrar todos los componentes del proyecto, incluyendo la constitución de un equipo capaz de ejecutar las distintas tareas del proyecto. La calidad del equipo es imprescindible para conseguir el éxito, pero no es suficiente. El mejor equipo puede verse incapaz de sacar todo el partido a sus capacidades si no tiene el software de gestión de proyectos inadecuado . Aun hoy en día nos encontramos organizaciones gestionando proyectos con hojas Excel, documentos anexados a correos electrónicos, un Gantt casero y poca cosa más.
Si queremos tener una ventaja competitiva que nos permita tener más ventas, menos costes, mayor margen de ganancia o estar por delante de los competidores en el mercado, es imprescindible que dotemos a los equipos de una buen software de gestión de proyectos que permita unificar y controlar la gestión y cuente, al menos, con las siguientes características:,
- accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo
- con características de comunicación empresarial integrada, para que no haga falta una herramienta empresarial para la comunición sobre los proyectos externamente al software de gestión de proyectos
- con el alcance funcional adecuado. No es lo mismo un software de gestión de portafolio que un software para gestionar tickets en equipos de desarrollo de software
Tipos de ventajas de un software de gestión de proyectos
Aunque hay muchos fabricantes distintos de software de gestión de proyectos, es fácil agrupar las ventajas competitivas que generan dependiendo del acance funcional. Las herramientas de gestión de proyectos más sencillas están dirigidas a la coordinación de tareas, mientras que las más complejas buscan que haya visibilidad sobre todas las iniciativas que una organización tiene en marcha.
Ventajas competitivas de una herramienta de gestión de tareas
- Capacidad de gestionar equipos remotos y trasversales
- Aumento de la productividad
- Transparencia sobre el trabajo en curso, sobre todo con la adopción de metodologías ágiles (kanban, scrum)
Ventajas competitivas de una herramienta de gestión de proyectos
- El software de gestión de proyectos compara automáticamente la estimación del proyecto con los datos reales
- El gestor de proyectos cuenta con información fiable y actualizada de todo lo que está ocurriendo, incluyendo el avance, los tiempos y los costes
- Los informes sobre el avance de los proyectos se pueden extraer en cuestión de minutos
- Los miembros del equipo pueden consultar con facilidad las tareas pendientes: la gestión del tiempo se vuelve mucho más fácil con el soporte del software
Ventajas competitivas de una herramienta de gestión de portafolio
- Soporte a todas las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos
- Los proyectos con objetivos comunes se pueden gestionar de forma coordinada en programas
- Máxima visibilidad sobre el avance de las iniciativas
- Se habilita la toma de decisiones con información fiable en tiempo real
- Se hace posible gestionar las dependencias entre proyectos para mejorar el tiempo de entrega
- Los recursos se utilizan mejor, porque la información disponible en el software permite cancelar proyectos que ya no valen la pena para desviar recursos a otras áreas prioritarias
En comparación con otros software de gestión de proyectos, que se centran en una de las tres áreas, ITM Platform combina los tres tipos de ventajas competitivas, permitiendo gestionar tareas, planificar proyectos y reportar el avance de los mismos a los altos directivos.
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