Desde 2008, la tasa de fracasos en la implementación de PMO es superior al 50%. Por lo tanto, es crucial averiguar qué tipo de PMO es el más adecuado para tu organización. De hecho, no existe una solución de "talla única".
Una PMO efectiva es aquella que satisface las demandas de hoy y se adapta a las que puedan surgir mañana.
Para definir la misión y la función de nuestra PMO, debemos considerar los modelos estándar que se ofrecen y evaluarlos en función de las necesidades únicas de nuestro negocio. De esa manera podemos determinar qué tipo de PMO se adapta mejor a nuestra realidad.
Porque no todas las organizaciones son iguales, el proceso de diseño de una oficina de proyectos no dará como resultado dos veces el mismo resultado
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2 tipos de PMO
En el eBook Hoja de Ruta para definir tu propia oficina de gestión de proyectos se describen los tipos estándar de PMO comúnmente aceptadas: “estación meteorológica”, “torre de control”, “fuente de recursos”.
En este articulo no haremos referencia a estos tipos, sino más bien a la generalización que determina su carácter estratégico o bien su carácter táctico.
- Una PMO estratégica es capaz de determinar cómo habilita cada proyecto la puesta en marcha de la estrategia corporativa.
- Una PMO operativa o una PMO táctica pondrá más foco en el éxito individual de sus encargos.
Existen variables que ayudan a determinar la conveniencia de optar por un tipo u otro: la madurez organizativa, la naturaleza de negocio y el modelo de dirección.
3 variables para ayudarte a determinar qué tipo seleccionar
1. La madurez de la organización
Una organización madura dispone de procesos claros y asentados, ejecutados por personas formadas en ellos y sujeta a un ciclo de mejora continua.
Una madurez alta favorecerá la implantación exitosa de una PMO estratégica, mientras una organización de madurez baja se verá beneficiada de una PMO operativa o táctica.
2. La naturaleza del negocio
La práctica totalidad de las organizaciones gestionan proyectos, lo sepan o no. Pero también es cierto que la naturaleza del negocio hace que sea más o menos sensible a la eficiencia de la gestión de su portafolio de proyectos.
Cuanto mayor sea el impacto directo de los proyectos en el resultado de negocio, más sentido tendrá diseñar una PMO estratégica.
Por ejemplo, una organización que haya decidido abordar su crecimiento a través de proyectos de transformación multidepartamentales, obtendrá más beneficios de una PMO estratégica que otra cuyas iniciativas sean más estancas.
3. El modelo de dirección
Si el modelo de dirección es por proyectos en lugar de –o en combinación con otros modelos como la dirección por objetivos, tendrá sentido que la PMO sea estratégica, puesto que en el modelo está implícita la relevancia de los proyectos al máximo nivel.
En definitiva, si la alta dirección está próxima a la definición y seguimientos de los proyectos, constituye en sí mismo una habilitación estratégica de la oficina de proyectos. Por el contrario, una distancia mayor de la dirección a la vida de la cartera de proyectos implica menor reconocimiento de su importancia, motivo por el cual una PMO operativa o táctica será más acertado.
¿La PMO tiene el poder de “matar” proyectos?
En una PMO estratégica
Si la PMO tiene el poder de “matar” proyectos, entonces será de naturaleza estratégica. Esto significa que la PMO
- Comprende el sentido de negocio
- Es consciente de los recursos que está consumiendo y
- Comprende el valor que aporta cada proyecto.
En definitiva, tiene toda la información para tomar decisiones autorizadas.
En una PMO operativa
Si no fuera el caso, entonces la PMO tendrá que ser operativa (gestiona directamente programas, reporta y tutela a los jefes de proyecto) o bien táctica (administra los instrumentos empleados en la gestión de proyectos, como metodologías o recursos).
Los tipos de PMO no son incrementales, y no necesariamente uno es más complejo que otro, simplemente atienden a necesidades diferentes.