La oficina de proyectos de TI tiene control sobre los proyectos tecnológicos de una organización. El foco, por tanto, se relaciona con arquitectura técnica, desarrollo y sistemas de la organización.
Adicionalmente y como particularidad, también se centra en los servicios y actividades continuos, no sólo en proyectos. Un ejemplo puede ser el mantenimiento y operaciones relacionadas con servicios tecnológicos que da soporte a la organización. Los proyectos que resultan de esta actividad de mantenimiento representan generalmente constantes mejoras que tendrán que implantarse de forma que los sistemas estén a la altura de la demanda de los usuarios / clientes.
En este sentido y aunque sus responsabilidades son similares, el foco de una PMO de TI cambia un poco frente a otros tipos, estando condicionadas por las iniciativas del CIO:
- Elección tecnológica
- Calendario determinado por TI (desarrollo, operaciones y arquitectura)
- Definición de la arquitectura
- Diseño de la tecnología
- Desarrollo de soluciones tecnológicas: selección de hardware, desarrollo, integración de sistemas y pruebas
Para dar soporte al trabajo de una PMO de IT es esencial contar con una solución simple pero robusta como ITM Platform.
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¿Por qué querría un CIO una PMO de IT?
LA PMO de IT es un departamento independiente que ha de manejar criterios técnicos, junto a la necesidad de gestionar la relación con clientes, ya sean internos o externos.
En entornos altamente tecnificados, unas de las ventajas de una PMO es que se encarga de la gestión del aspecto humano, facilitando la “diplomacia” entre ingenieros –cuyos argumentos no son siempre comprensibles por todos-, los directivos, los clientes y, en ocasiones, el mercado. En esta diplomacia están integradas responsabilidades tan grandes como son la gestión de calendarios y expectativas, la priorización de esfuerzo o la creación de marcos de trabajo para el análisis, desarrollo y la entrega del resultado de los proyectos.
Por otro lado, para el CIO, la PMO de IT se convierte en un instrumento fundamental para gestionar la complejidad. A través de su misión de control, la PMO de IT centraliza información, la procesa y ofrece aquellos formatos que hagan tan sencillo como sea posible tomar decisiones dirigidas a que la organización sea tan eficaz como sea posible.
Algunas diferencias con una PMO de negocio
Mientras que una PMO de negocio suele controlar proyectos estratégicos, generalmente divididos en programas, la PMO de TI tiene como uno de sus objetivos fundamentales el control de la demanda, filtrándola y priorizándola.
Por esta razón, todo el trabajo que será gestionado por TI suele ser canalizado a través de la PMO de IT, no importando tanto si se trata de un ajuste menor o de un desarrollo de gran impacto.
El motivo principal es el dimensionamiento de recursos, que en IT con frecuencia se ven implicados las mismas personas en grandes proyectos, apoyando a los pequeños y dando soporte a servicios que surgen como necesidad operativa tras los proyectos.