Imagine que usted es el patrocinador de un proyecto. Al entrar en el ascensor, coincide con el jefe de proyecto. Usted puede mantener dos tipos de conversaciones:
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Conversación número 1:
Usted: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va la gestión de mi proyecto?- Jefe de proyecto: Pues, así, así... Resulta que Pepe se va de la empresa y nos deja un poco colgados...
- Usted: ¿Pepe? ¿Quién es Pepe?
- Jefe de proyecto: Nuestro experto en base de datos, creía que le conocías. No sé qué vamos a hacer sin él…
- Usted: Entonces, ¿le tengo que decir al cliente que habrá retraso?
- Jefe de proyecto: Estaría bien, sí.
- Usted: ¿Cuánto tiempo? ¿Qué acciones vamos a tomar? ¿Va a afectar al presupuesto del proyecto? ¿Por qué no había un reemplazo?
- Jefe de proyecto: Es que no damos abasto con las nuevas peticiones. Día sí, día también, nos cambian los requisitos.
- Usted: Eso no puede ser, no podemos decirle a todo que sí, es un contrato a precio cerrado. Iré a verle mañana. Dame el registro de cambios, el registro de riesgos y el estimate to complete.
- Jefe de proyecto: Ejem..., bueno... yo me quedo en este piso. Luego, si eso, ya te pongo un mail...
Usted ya sabe que no recibirá ningún email del jefe de proyecto esta tarde, ni mañana por la mañana. El jefe de proyecto tendrá la excusa de que había que solucionar otros asuntos urgentes. ¿Qué impresión le produce ese jefe de proyecto? ¿Le ve como un jefe de proyecto eficaz? ¿Qué dirá cuando le pidan opinión para la evaluación anual? ¿Qué habría pensado el Director general si hubiera tomado el mismo ascensor?
Conversación número 2:
Usted entra otra vez en el mismo ascensor, pero ahora coincide con un jefe de proyecto eficaz. ¿Cómo sería la conversación con él?
- Usted: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
- Jefe de proyecto eficaz: Tienes un email mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
- Usted: ¿Impactaba la fecha límite?
- Jefe de proyecto eficaz: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
- Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
- Jefe de proyecto eficaz: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
- Usted: ¿Qué sugieres que hagamos?
- Jefe de proyecto eficaz: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el email que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente...
¿Observa que maneras tan diferentes de actuar? ¿Cúal cree que es el secreto de este otro jefe de proyecto? Desde luego, sí transmite una imagen de eficacia.