Los riesgos son una parte inherente a los proyectos. Volver la vista para otro lado no los hace desaparecer. Ser plenamente consciente de ellos, monitorizarlos, minimizarlos, transferirlos y asumirlos son las actitudes adecuadas ante los riesgos.

La gestión de riesgos es parte de la propia metodología de organización del proyecto y debe estar planificada al igual que el resto de proyecto. Los riesgos que se deben gestionar de manera que su efecto sobre el proyecto sea nulo o mínimo.

Por otra parte, habitualmente entendemos los riesgos como algo negativo. Estrictamente, un riesgo es cualquier cosa que tiene un efecto sobre los objetivos del proyecto. Este efecto no necesariamente tiene por qué ser negativo. También se puede concebir el riesgo como una oportunidad. Por tanto, una gestión de riesgos adecuada debe ser capaz de intentar ver el vaso medio lleno, tratando de sacar partido de las eventualidades, convirtiendo los imprevistos en nuevas posibilidades de éxito.

La gestión de los riesgos consta de cuatro fases: identificación, análisis, planificación de la respuesta y supervisión y control.

Identificación de riesgos

El objetivo es conocer los posibles imprevistos que pueden suceder durante el desarrollo del proyecto antes de que se produzcan. No solamente se debe tratar de identificar el riesgo, sino que también es importante gradarlo. Un riesgo puede influir sobre un único paso del proyecto y ser muy importante si las consecuencias para el resto del proyecto lo son. Sin embargo, otro riesgo puede incidir sobre todas las fases del proyecto de una manera muy sutil sin apenas afectar al resultado global del proyecto.

Asimismo, es importante identificar agentes desencadenantes de ese riesgo, que permitan prever cuándo se va a producir. A estos agentes también se los conoce como disparadores o triggers.

¿Cómo identificar los riesgos? Existen algunas técnicas sistemáticas para ello.

• Realización de diagramas apropiados. Algunos ejemplos son el diagrama de Ishikawa o de espina de pescado, que sirve para identificar causas de riesgo, y los diagramas de flujo de proceso, que permiten identificar las relaciones entre los elementos de un sistema y mecanismos de causalidad.

• Análisis siguiendo el esquema DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

• Recurrir a la experiencia. Si nosotros mismos o nuestro equipo contamos con experiencia en proyectos similares, debemos recurrir a ella.

Análisis de los riesgos

Una vez identificados, la siguiente etapa es analizar los riesgos. Este análisis se puede hacer de múltiples maneras pero, a grandes rasgos, podemos clasificar los sistemas en cualitativos y cuantitativos.

Análisis cualitativo. El más sencillo de realizar, puesto que no implica una medición exacta. Sin embargo, es también el más subjetivo e impreciso. En ocasiones se utiliza como paso previo al análisis cuantitativo para identificar qué riesgos merecen desarrollar este análisis, más completo.

Parte de la premisa de que el riesgo total se puede comprender como el producto de probabilidad de que ocurra un riesgo y el impacto que este riesgo supone para el conjunto del proyecto. En caso de que el riesgo pueda presentarse en más de una ocasión, se añade a la ecuación otro parámetro: el número de veces que está previsto que se presente este riesgo (frecuencia).

Para poder realizar un análisis cualitativo válido, es necesario formarse e informarse adecuadamente antes de emitir un juicio acerca de un riesgo. Una vez completado el análisis, se debe expresar el resultado utilizando una escala, que debe ser la misma para el análisis de todos los riesgos.

Otra posibilidad es elaborar tablas o matrices en las que se muestra de manera intuitiva y visual el impacto que puede suponer un riesgo para el proyecto y la probabilidad de que se presente. Un ejemplo de este tipo de tabla se muestra en la siguiente figura.

En ella vemos cómo a cada riesgo se le asigna un valor de probabilidad y otro de impacto y en la matriz se obtiene el producto de ambos. Para facilitar la identificación visual de los riesgos más importantes, se asigna una escala color a cada rango de valores numéricos.

Análisis cuantitativo. Utiliza técnicas estadísticas, por lo que requiere la recuperación de datos de tipo numérico. Para recopilar esta información, se pueden utilizar múltiples métodos. Algunos de ellos son:

• Entrevistas a expertos. Se les pedirá que realicen una serie de valoraciones a las que se atribuyen unos parámetros numéricos con los que se operará estadísticamente.

• Realizar un árbol de decisiones. Se realiza una rama para cada alternativa posible en cada decisión. Se debe incorporar en cada una de las ramas las probabilidades de que el proyecto transcurra por ella y los costes y beneficios que implica seguir ese camino. Tras analizar todas las ramas y todas las posibilidades, se puede tomar la determinación de escoger la que resulte más adecuada.

• Métodos de simulación. Un ejemplo de ello sería el análisis de Montecarlo (http://www.itmplatform.com/es/blog/analisis-de-montecarlo-en-gestion-de-proyectos/).

Del mismo modo que en los métodos cualitativos, los resultados de este análisis se deben expresar utilizando escalas o mediante el uso de matrices. De manera ideal, estas tablas deben ser las mismas para todos los análisis y proyectos, para facilitar la comparación.

Planificación de la respuesta ante el riesgo

Una vez que se conocen los riesgos y las consecuencias que tienen para el proyecto, el siguiente paso es decidir qué hacer cuando se presenten.

Las actitudes ante un proyecto se pueden resumir en cuatro:

• Eliminación. Es la solución más deseable. Consiste en atacar directamente a la causa, por lo que se elimina el riesgo de raíz.

• Si un riesgo no se puede eliminar, una solución posible es repartirlo. La transferencia debe interpretarse como repartir un riesgo para convertirlo en riesgos más pequeños que sean más sencillos de afrontar. No debe convertirse en volver la vista a otro lado o tratar de camuflar el riesgo.

• Mitigación. En caso de que no se pueden evitar las consecuencias de un riesgo, se puede intentar que sean las mínimas posibles. Un golpe siempre duele menos si hay algo que lo amortigüe. Las estrategias para mitigar un riesgo deben estar planificadas previamente a comenzar a ejecutar un proyecto. Tener planificado cómo mitigar los riesgos en caso de que aparezcan dota al proyecto de una mayor estabilidad.

• Aceptación. En caso de que el riesgo no se haya podido eliminar, ni transferir, ni mitigar, la única alternativa es aceptarlo. En ningún caso se debe actuar como si no existiera y olvidarse de él.

Por su parte, la aceptación puede ser de dos tipos: pasiva o activa.

Una aceptación pasiva implica simplemente dejar que el riesgo suceda, sin modificar para nada la actitud durante el proyecto. Una aceptación activa implica la elaboración de un plan de contingencia que se activará en caso de que el riesgo se presente.

Los planes de contingencia deben estar elaborados previamente a comenzar la ejecución del proyecto y deben comprender unos márgenes de coste tanto económico como temporal. La finalidad de los planes de contingencia es reducir el impacto de los riesgos puede tener sobre el proyecto. Poseer una cierta flexibilidad económica y temporal permite dotar de estabilidad al proyecto y garantizar que su ejecución se completará adecuadamente.

Supervisión y control de riesgos

De nada sirve haber identificado durante la planificación del proyecto que se puede presentar un riesgo, haberlo analizado y haber establecido una actitud ante él si luego no estamos atentos a cuándo se presenta realmente.

Por ello, se deben realizar un seguimiento del proyecto en busca de la aparición de riesgos o de los disparadores o triggers que anuncian su llegada. Así, se debe revisar el proyecto cuidadosamente y de manera constante. Según algunos expertos, el instrumento más potente de control de riesgos es la supervisión permanente.

Para ello, se deben realizar reuniones específicas en las que se revisen los puntos anteriormente desarrollados y se analicen en relación con el estado actual del proyecto.

Para garantizar que todos los aspectos relativos el proyecto se encuentren adecuadamente coordinados y controlados, es necesario que exista una persona responsable de involucrar a los implicados y de gestionar todos los aspectos. Esta es la tarea del director del proyecto.

Independientemente de tus habilidades para gestionar los proyectos de tu empresa, si quieres que todo lo relativo a la gestión de proyectos y de los riesgos que los acompañan esté debidamente organizado y sistematizado debes acompañar tu análisis de la utilización de una herramienta que te permita mantener en contacto permanente a todos los miembros de tu equipo, compartir información, realizar reuniones de manera segura a través de la red y otras muchas funciones.

Prueba ITM Platform y descubre una forma sencilla y productiva de gestionar proyectos y de controlar sus riesgos.

Si le gustó este artículo también le podría interesar:

Una lista para el project manager: 10 consejos para tener éxito

Gestión de costes de proyectos: ¿Por qué es tan importante?

Claves del éxito del trabajo remoto: Una alternativa cada vez más generalizada

Cómo lanzar tu propia empresa y no perecer en el intento

Juan Delgado-Blogger ITM Platform