Los proyectos en el ámbito del desarrollo tienen como objetivo final obtener resultados concretos que permitan impulsar el desarrollo socioeconómico de una comunidad, región o país.
La gestión orientada a resultados cobra una especial relevancia en los proyectos de desarrollo y se basa en una serie de enfoques y herramientas de amplio reconocimiento como la planificación estratégica y el alineamiento de los programas con los objetivos, la gestión de riesgos y la evaluación y seguimiento de los resultados.
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Una de estas herramientas, la planificación estratégica va a permitir ordenar las relaciones causa- efecto existentes entre los objetivos o metas a alcanzar y los programas que se implementarán para lograrlos. Es importante que podamos analizar en diferentes escenarios la relación entre los proyectos y los objetivos que queremos alcanzar, pudiendo priorizar los diferentes objetivos y teniendo un marco de análisis lo suficientemente consistente y flexible, que permita establecer las relaciones entre cada proyecto y cada objetivo. De este modo la planificación estratégica permite realizar una selección de los proyectos que asegure su contribución a los objetivos estratégicos de los países y las entidades promotoras y que los resultados esperados se definan a partir de una priorización adecuada. La planificación estratégica es una de las herramientas que permite lograr mayor efectividad en el desarrollo y son usadas por las organizaciones ejecutoras de de los proyectos y receptoras del financiamiento para justificar las medidas tomadas orientadas al desarrollo y para cumplir con los requerimientos establecidos por los promotores.
La relevancia de la gestión por resultados se debe a que la gestión de los proyectos de desarrollo no se debe limitar a entregar el alcance de un proyecto dentro del tiempo y el presupuesto acordado sino que pretende alcanzar y cumplir los objetivos finales, en este caso un impacto socioeconómico esperado.
Los proyectos de desarrollo están orientados a cumplir objetivos a largo plazo, ya que la mayoría de ellos están enfocados a lograr cambios socioeconómicos o ambientales, que normalmente no muestran resultados inmediatos al cierre del proyecto, sino que se manifiestan con plazos más amplios, por lo que es necesario realizar una evaluación ex post una vez finalizado el proyecto. En este sentido es la es la gestión exitosa de los proyectos lo que va a permitir alcanzar unos resultados intermedios que gradualmente posibilitan alcanzar unos resultados sostenibles en el largo plazo.
Una de las particularidades de los proyectos de desarrollo es la diversidad de interesados (stakeholders), que tienen distintas necesidades, expectativas, demandas, áreas de influencia e interés en el proyecto y se requiere una estrecha comunicación para lograr acuerdos en los ámbitos económicos, sociales, ambientales, de género, etcétera. Dado que los proyectos de desarrollo tienen lugar en entornos complejos en los que hay diversos interesados (stakeholders), limitaciones de acceso a determinados recursos o tecnologías, es necesario tener en cuenta estos aspectos al diseñar el proyecto y poder adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno complejo sin afectar a la consecución de los resultados esperados.
Al igual que cualquier otro proyecto que se lleve a cabo, los proyectos de desarrollo están sujetos a una triple restricción: el alcance, el tiempo y el costo. El éxito de un proyecto depondrá de la capacidad para alcanzar los objetivos considerando estas restricciones y llevar a cabo las medidas necesarias para mantenerlas en equilibrio ya no puede cambiar una de las restricciones, sin que se vea modificada ninguna de las otras. Por ejemplo, un cambio que aumente el alcance del proyecto puede significar un incremento de los costos, del cronograma, o de ambos.
Hay que alcanzar los objetivos que justifican el proyecto dentro de las restricciones de presupuesto, tiempo y alcance, pero también se deben satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados (stakeholders), que son los que en última instancia van a valorar la calidad del proyecto. La gestión de estos elementos va a requerir una planificación meticulosa, un análisis de los indicadores del proyecto durante todo el tiempo de ejecución y acordar las prioridades para los interesados. La organización ejecutora, el ente promotor o financiador y los beneficiarios finales pueden tener diferentes prioridades y debe haber una gestión eficiente de las comunicaciones para asegurar que las necesidades y expectativas de cada interesado se conocen y consideran.
En este sentido es importante entender la planificación como un proceso participativo, donde se acuerden los resultados a alcanzar y que recoja los intereses de los interesados (stakeholders) del proyecto y, en particular, de los beneficiarios ya que si los resultados esperados no satisfacen las necesidades y expectativas de los beneficiarios finales, el proyecto difícilmente será exitoso aunque se haya sido cumplido lo planificado en términos de costo, tiempo y alcance.
En este sentido la gestión de las comunicaciones tiene un papel central para garantizar que la generación, distribución, almacenamiento y disposición de la información del proyecto sea adecuada. Los directores del proyecto van a estar en contacto constante con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto y una gestión adecuada y eficiente de las comunicaciones entre los interesados permitirá conectar las diferentes perspectivas e intereses acerca de los resultados de desarrollo así como poder informar de los desempeños realizados,
Gestionar adecuadamente las comunicaciones permite manejar las expectativas de los interesados y abordar sus inquietudes, de modo que se permite aumentar la probabilidad de éxito del proyecto en la medida en la que se asegura que haya un concierto entre los interesados a la hora de entender los recursos implicados, las metas a las que se orienta el proyecto y los beneficios esperados.
La utilización de herramientas de gestión integral de proyectos como ITM Platform permiten incorporar metodologías de éxito reconocido y aseguran que los interesados cuenten con herramientas para gestionar las comunicaciones y realizar la planificación estratégica, entre otras cuestiones, que cómo hemos visto son centrales en la gestión de los proyectos de desarrollo.
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