Entre las cualidades que todo responsable de Recursos Humanos selecciona a la hora de contratar un perfil profesional tipo jefe de proyecto o Project Manager, la comunicación, organización y experiencia deben ser las cualidades que busque el departamento de personal.
¿En qué consiste ser jefe de proyecto?
En cualquier empresa dedicada a implementar una auditoría o una compañía que necesita integrar un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales, la figura del jefe proyecto es la clave. Es un perfil con unas responsabilidades muy altas y, sin embargo, su cargo puede ser un ejecutivo responsable, director de proyecto o gerente. A pesar de variar en cada compañía, debe contar con altas dotes de mando y de comunicación.
Hay otras habilidades importantes que también debería tener, como empatía, anticipación, visión de futuro, mano izquierda y liderazgo. Pero, cuando hablamos de tareas de gestión empresarial, lo primero e imprescindible es tener dotes comunicativas. Trasladar correctamente las expectativas y necesidades a otras personas (como los clientes, proveedores o compañeros de equipo) es algo imperativo. Un jefe de proyecto debe rodearse de gente que entienda sus instrucciones, pero que, a su vez, sepa comunicar órdenes o responsabilidades, para que todo el grupo funcione como una sola pieza.
La comunicación es algo fundamental en todo proyecto que se precie. Las tres áreas principales a la hora de ejecutar proyectos son:
- Diseño inicial y análisis funcional. Los comienzos son duros, ya que implican reuniones con los clientes, para ver qué necesitan y cómo quieren las cosas. Si las reuniones son en el extranjero, la cosa se complica y más todavía, si hablamos de externalizar servicios.
- La segunda etapa es la implementación, es decir, repartir la carga de trabajo entre todo el grupo y desarrollar pruebas para la fase final.
- Puesta en desarrollo. Es la hora de la verdad. Tantas horas de preparación deben dar su fruto en esta etapa final.
Para que las fases anteriores tengan éxito, lo primero es establecer comunicación antes del proyecto. El encargado de la tarea debe discutir con los proveedores y las empresas externas todos los detalles de logística, datos, envíos y, en general, cualquier detalle que nos ahorre problemas en el futuro.
A continuación, se deben priorizar las responsabilidades de forma individual. Es momento de delegar en el equipo y establecer las líneas rojas del proyecto. Reuniones de todo tipo y en cualquier momento deben ser necesarias. Después de establecer responsabilidades, debemos medir correctamente las expectativas, tanto de grupo como individuales. Además, hay que incorporar en el equipo a la gente correcta y en la dirección óptima. Si se consigue integrar todo lo anterior, habrá éxito en la empresa; y, si se necesita ayuda extra, una herramienta de software como ITM Platform facilitará las labores de la gerencia del proyecto.