Una de las ventajas que habitualmente se atribuyen a las metodologías ágiles de gestión de proyectos es que el equipo está completamente involucrado en la gestión y tiene un empoderamiento que da grandes resultados.
Esto no tiene porqué ser algo exclusivo de las metodologías ágiles y es posible involucrar al equipo en cualquier metodología que utilicemos, sólo es necesario hacer que cada miembro del equipo se sienta propietario de su trabajo y no lo considere algo ajeno, impuesto, externo, con el cual no tiene nada que ver. Para ello podemos seguir una serie de sencillos consejos.
Para que los miembros del proyecto se sientan propietarios de su trabajo tienen que participar en la definición de las tareas. Es posible que al estructurar las tareas el jefe de proyecto tenga que definir un modelo bastante detallado, pero son aquellos que tienen que realizar el trabajo quienes pueden detallar con más precisión el nivel más bajo las actividades. Dejemos que sean los miembros del equipo quienes nos asesoren sobre cómo debemos organizar las tareas, a qué nivel de detalle tenemos que llegar para que la gestión a alto nivel y la micro gestión de las tareas se puedan llevar a cabo con igual eficiencia y eficacia.
La estimación top-down o de arriba hacia abajo es necesaria en muchos proyectos, pero siempre se debe contrastar con una estimación bottom-up o de abajo hacia arriba. Dejemos que los miembros del equipo estimen el esfuerzo de las diferentes tareas sin cortapisas. Una vez realizado contrastemos la estimación top-down y bottom-up, nos podremos sorprender bastante.
En ocasiones habrá una subestimación de los equipos sobre el esfuerzo que hay que realizar, normalmente por el desconocimiento de algunos factores o al no tener en cuenta algunos riesgos. En otros casos habrá una sobreestimación, donde el equipo ha considerado que es necesario mayor esfuerzo por miedo a equivocarse, por desconocimiento del alcance o por temor ante riesgos no controlados como el uso de una nueva tecnología o herramienta.
En cualquier caso es importante llegar a un acuerdo y no imponer la estimación. Es probable que tengamos que discutir sobre la eliminación de bufferes de seguridad, tengamos que volver a revisar el alcance o tengamos que revisar algunos riesgos. En todos los casos al llegar a una estimación consensuada conseguiremos que el equipo sienta que es propietario de su trabajo y responde de él con firmeza.
El equipo debe ser escuchado y debe poder indicar el avance de sus tareas, comunicar incidencias y retrasos con mecanismos claros y sencillos. Estos mensajes deben llegar al jefe de proyecto que deberá responder con rapidez a estas señales y no deberá ignorarlas. Si el equipo siente que es atendido por el jefe de proyecto verá en él un facilitador de su trabajo y no solo un jefe que ignora el trabajo y no valora el esfuerzo. La comunicación debe cuidarse en todos los sentidos.
Con un equipo que se siente propietario de su trabajo los avances se producirán de forma firme, se responderá con rapidez a cualquier desviación o incidencia y se conseguirá con mayor facilidad el éxito del proyecto.