Un jefe de proyecto no puede ser proactivo si no tiene una planificación del proyecto actualizada y creíble, es decir, si no sabe qué va a pasar en su proyecto la semana que viene, el mes que viene, etc. Esto es grave. No por la mala imagen que da como persona ineficaz, sino por la desmoralización que produce esto en los miembros del equipo.
No hay excusa para que un jefe de proyecto no tenga una planificación del proyecto preparada, escrita o pensada, primero para organizarse él mismo, pero también para quien la pueda necesitar.
Si la organización no exige una planificación del proyecto en un determinado formato, él debería proponer uno, de forma proactiva. Hay multitud de plantillas y ejemplos disponibles para no inventar (todo lo que necesita un jefe de proyecto ya está inventado). El mejor formato será el que cumpla los objetivos de comunicación que tiene el jefe de proyectos. Lo típico suele ser un cronograma, pero quizá sea suficiente una lista de tareas pendientes, o una lista de entregables, una lista de riesgos, etc.
Tampoco pensemos que la planificación es algo que se hace sólo al principio. Planificar es útil en cualquier momento del proyecto, si cabe será más útil las últimas semanas próximas al cierre, cuando hay que formalizar las entregas.
Desde luego, lo mejor es tener una buena planificación desde el principio consensuada con interesados y expertos, empezando por tener claro quién patrocina el proyecto, qué otros interesados hay, qué lo justifica, plazo, presupuesto, riesgos, alcance, hitos, actividades, costes, etc.
Cuando un jefe de proyecto deja de improvisar, decimos que “empieza a creerse el rol”
Cuando un jefe de proyecto que lucha día a día gestionando crisis, improvisando, respondiendo a nuevas peticiones, etc., levanta la cabeza y decide hacer una planificación, nos recuerda un poco a Neo, en la película Matrix, cuando deja de huir y decide luchar con el Sr. Smith. Trinity dice "¿Pero qué está haciendo?”, Morfeo responde “Está empezando a creer”.
Nuestro jefe de proyectos diría algo así: “Ya está bien de improvisar. Yo planifico mi proyecto. Este lunes voy a planificar las actividades de esta semana, y después de la siguiente…”