A planificação e acompanhamento de gastos e entradas responde a uma das primeiras tribulações dos quadros directivos:
“Quanto é que estamos mesmo a investir em projetos?”. Esta questão está presente mais frequentemente em projetos internos, de TI ou de transformação.
O modelo de planificação e acompanhamento deve estar aprovado e alinhado com a gestão financeira e com as unidades de negócio, de maneira a que os chefes de projeto tenham claros quais os parâmetros sobre os quais tem que actuar, e como monitorizar o consumo do orçamento.
O PMO deve emitir instruções claras sobre:
- Que elementos de gasto serão controlados, especialmente no que toca a horas/esforço e compras.
- Como se incorporam fornecedores externos: horas ou trabalho entregue.
- Que parâmetros de medida vão ser utilizados: horas, custos, valor ganho, percentagem de progresso/ investimento, etc.
- Com que frequência se vai medir cada parâmetro.
- Períodos padrão de apontamentos de horas.
- Medição de receitas e de margens de lucro.
Nas seções seguintes vamos analisar alguns destes aspectos com maior profundidade, intercalando a sua implementação na ITM Platform sempre que for oportuno.
Custo de horas trabalhadas
Quando se requer controle sobre as horas estimadas, as horas trabalhadas e o seu custo, é preciso definir o módulo de custos padrão e tarifas de fornecedor. Este passo deve realizar-se em colaboração com as direções financeira e de recursos humanos, conseguindo integrar a gestão económica dos projetos com a da organização.
O ITM Platform tem um módulo para estabelecer o custo padrão desde o nível de abstração mais elevado até ao custo por perfil profissional:
- Geral: custo horário de qualquer trabalho. Útil na fase mais conceptual do projeto.
- Interno e Externo: permite definir o custo horário em ambos os casos, sempre de uma forma geral.
- Custo por perfil profissional: PerModelo de planificação e acompanhamento econômico IMPLEMENTAR UM PMO ITM Platform 21 mite definir o custo padrão de pessoal interno em cada perfil, em diferentes escalas temporais.
- Tarifas de fornecedor: de uma forma semelhante, os custos com o fornecedor podem ser incluídos no sistema, podendo para além disso comparar tarifas por fornecedor e por perfil
Compras e aquisições
Normalmente, a gestão das compras é incorporada em fases de maturidade anteriores ao controle das horas de trabalho. No entanto, é importante que as compras/aquisições de projetos estejam integradas com a gestão econômica da organização, de forma a que ambas se reconheçam e se integrem.
Em concreto, o fluxo de estados de compras/aquisição é o factor mais relevante de todos já que, bem desenhado, favorece a planificação e o acompanhamento do fluxo de caixa (cash flow).
É uma boa prática associar este fluxo de estados a um procedimento acordado com as direções financeira e de compras.
Para além disso, os orçamentos que agrupam gastos (faturas) devem ser reconhecíveis pelas áreas restantes, e ser utilizadas de forma homogênea.
Receitas
Tal como com as compras/aquisições, a classificação e gestão temporal das receitas do projeto têm que estar sincronizadas com os gastos e com o sistema financeiro, de modo a que o sistema consiga gerar números.
