Uma das necessidades mais frequentes com que se deparam as organizações que procuram instalar um PMO é a centralização da informação e conhecimento. Quando o correio eletrônico começa a ser utilizado como depositório para documentos, ou quando não existe uma homogeneidade entre fontes de informação dos diferentes projetos é possível que tenha chegado a hora de considerar a existência de uma estrutura que apoie as operações da organização.
Este tipo de PMO tem vindo a ser comparado com uma estação meteorológica, tendo em conta que a unificam de projetos e fluxos de informação permitem que se aumentem os dados e critérios objetivos para avaliar em que direção estão avançando projetos e equipes.
Servindo como centro de unificação do conhecimento, o PMO começa por ajudar a direção da empresa na tomada de decisões através do fornecimento de dados e informações.
Assim se consegue a confiança da direção da empresa, a aquisição de novas competências e a possibilidade de tomar decisões de forma mais direta. O resultado final consiste em converter a gestão de projetos de tipo apoiado em projetos com perfil mais diretivo e controlável. Este outro tipo de PMO será desenvolvido noutro articulo.
Funções desenvolvidas pelo PMO enquanto ferramenta de apoio
- Tarefas de treinamento e aprendizagem, promoção de atitudes baseadas numa gestão adequada de projetos, supervisando tudo diretamente.
- Transmissão de informações à direção empresarial, para que esta última possa tomar decisões executivas.
- Procura de técnicas para reduzir custos.
- Centralização de serviços de gerenciamento em um departamento de gerenciamento de projetos ou PMO, encorajando a poupança que este tipo de gerenciamento supõe.
- Sensibilizar aqueles que tenham sido designados como Project Managers, aos quais será necessária formação em gerenciamento de projetos, mas também permitir liberdade suficiente para que desenvolvam adequadamente suas capacidades.
Aplicação e evolução do PMO de apoio
Ocasionalmente, os PMO de apoio se orientam para uma utilização enquanto serviço de melhoria interna, baseado na sensibilização e aquisição de responsabilidades por parte dos encarregados de cada um dos departamentos da empresa e de acordo com as instruções e monitorização da equipa de PMO.
O objetivo consiste em que que, após um certo tempo de formação, os responsáveis pelos diferentes departamentos da empresa ganhem novas competências em gerenciamento de projetos ou atualizem as que já possuem, realizando assim o seu trabalho praticamente sem ajuda do PMO. Isto permitirá ao PMO de se concentrar noutras áreas funcionais e de se reorientar para passar de um simples suporte de trabalho a uma integração mais estratégica
