Os indicadores de projeto mais comuns são tempo e orçamento
O mais habitual é trabalhar com medidas de custo e tempo, denominadas geralmente OTOB (On Time On Budget), ou seja, respeito de tempo de entrega e do orçamento.
É algo normal que qualquer gerente de projetos considere que os indicadores de projetos mais importantes são os elementos incluídos no OTOB, como é o cumprimento das tarefas em função do tempo e a sinergia entre o orçamento e o plano inicial, para cobrir a rentabilidade do projeto em função do tempo e a sinergia entre o orçamento e o plano inicial, para cobrir a rentabilidade do projeto.
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Não obstante, existem muitas mais métricas que convém ter em conta para medir a eficácia da gestão, a rentabilidade do projeto e incluso a sua contribuição aos objetivos a longo prazo da organização. As medidas de custo e tempo são um começo, desde logo. No entanto é importante complementa-las. Isto foi o que aconteceu com o passar do tempo: agora contamos com múltiplas medidas que tomam o pulso do projeto durante o seu desenvolvimento e permitem uma análise mais exata e oferecem astucias aos gerentes de projeto que ganham mais ferramentas para prever ou evitar detalhes.
Os indicadores chave do rendimento (Key Performance Indicator) ou KPI servem de guia de execução para examinar ou avaliar regularmente o desempenho em tempo real até ao final do projeto. A sua eficácia reside na avaliação e monitorização, que se tratem de projetos comuns ou especiais.
Um indicador não é uma métrica qualquer. Para considerar um dado capturado por um KPI é necessário poder contar com uma evolução. Por exemplo, o número de projetos não completados a tempo converte-se em KPI quando se transforma numa porcentagem pondo-se no contexto do total de projetos em execução, ou quando se compara a evolução com o ano anterior.
Como evolui a distância com a estimação?
Este ponto de partida permite de perceber a complexidade que se esconde por detrás da noção, aparentemente simples, de tempo. O tempo pode dar lugar a um número muito elevado de indicadores de projeto, o que torna imprescindível ser capaz de selecionar os mais claros e importantes.
Um dos indicadores mais valiosos relacionados com a medida de tempo é a desvio em relação as estimações iniciais de prazos. Este indicador evolui ao longo da execução do projeto. Por exemplo, ITM Platform oferece por defeito o seguinte gráfico, neste caso o projeto de desenvolvimento do software.
Podemos ver que no 1 de janeiro de 2018 a desviação entre a porcentajem previsto e porcentajem efectivamente completado é de 26 pontos, ainda que tenha sido na verdade ainda mais grave a meio de dezembro, quando chegou a ser de 30 pontos.
Posto isto, é simples extrapolar indicadores valiosos. Vejamos a seguinte tabela, na qual se comparam os avanços reais com os pontos estimados mais próximos.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
| Estimado | 9% | 20% | 26% | 46% | 54% | 62% | 70% | 78% | 88% | 100% |
| Real | 6% | 9% | 17% | 26% | 31% | 32% | 34% | 40% | 62% | 74% |
| Diferencia | 3 | 11 | 9 | 20 | 23 | 30 | 36 | 38 | 26 | 26 |
| Aumento de la diferencia | +3 | +8 | -2 | +11 | +3 | +7 | +6 | +2 | -12 | 0 |
Ainda que a diferença entre porcentagem completada estimada e real seja um valor interessante, a variação da diferença é o KPI mais importante, porque permite identificar os pontos mais críticos ao longo da execução do projeto, como o momento de viragem no quarto ponto, a partir do qual a diferença se mantem acima dos 20 pontos.
A partir de um indicador tão simples como este, é possível examinar as causas dos desvios de maneira detalhada, identificando os problemas e aplicando medidas para que não se repitam no futuro:
- Se as estimações de tempo necessário para completar certos requisitos eram irrealistas, deve-se aprofundar o trabalho real que foi necessário para completá-las
- Se ocorrerem atrasos imprevistos por motivos evitáveis, esses motivos podem perfilar-se como riscos em futuros projetos no interesse de gerar planos de contingência e redução que permitam tanto isolá-los como tratá-los.
Como é obvio, este KPI isolado pode distorcer a história, ou ser compatível com histórias muito distintas. Por exemplo, a corrente critica poderia ser afetada desde o início por um fator externo que, ao se desbloquear, geraria um enorme avanço entre os pontos 8 e 9. No entanto, também poderia acontecer que os atrasos acumulados se devam a uma equipe de projeto pouco integrada e ao compromisso da equipe da equipa para completar o projeto antes da data eminente de entrega.
É por isso que é necessário completa-lo com outros indicadores e com a informação pratica que se pode recolher conversando com membros da equipe.