Todos, desde que fazemos uso da razão, ideamos, planificamos, nos ilusionamos e lançamos projetos. Projetos para toda a vida ou projetos para o fim de semana. Projetos nos que você está sozinho ou projetos nos quais envolvemos a um companheiro ou a uma comunidade inteira.
Tudo isto surge de forma natural, não exige metodologias necessariamente e, mesmo que haja quem obtém melhores resultados que outros, em geral todos executamos projetos de forma livre e praticamente inconsciente.
Contudo, quando você sai do plano pessoal e o leva ao das organizações, a coisa muda. E é natural, uma organização requer que se proceda de forma homogênea. Imagine-se que cada um chegasse ao escritório, tivesse uma ideia e pusesse os demais a trabalhar nela, os quais, por sua vez teriam sua própria forma de fazer as coisas. Seria o caos. Maior ou menor dependendo de como sejam as pessoas que conformam dita organização, mas caos no fim das contas.
Não é surpresa nem segredo que muitas organizações de todos os países do mundo funcionam assim, não estão habituadas à gestão por projetos e aplicam seu sentido comum. “Se eu pude criar uma família, comprar uma casa e organizar o acampamento de verão, então posso me ocupar deste projeto em minha organização”. E, às vezes se obtém um resultado razoavelmente bom, apesar de que costuma ser inversamente proporcional à complexidade do projeto. Quanto maior, mais integrantes, mais riscos ou mais orçamento, maiores são as possibilidades de fracasso.
The Standish Group nos ilustra cada ano com seu Chaos Report. Sejam fiéis a suas cifras à realidade ou não, parece verosímil que a maior parte dos projetos não cumpre alguma de suas variáveis de alcance, qualidade, tempo ou custo.
Como se fosse pouco, as organizações geralmente não pensam em um só projeto. Habitualmente tem em desenvolvimento vários, que podem ir desde poucas unidades a milhares. E para piorar, existem elementos comuns a todos eles: pessoas, orçamentos, ativos, interessados, clientes, provedores… todos eles estão afetados por vários projetos ao mesmo tempo.
A complexidade não se encontra somente dentro de um projeto, mas nas relações que a carteira de projetos tem com os demais elementos dentro e fora da organização.
E aqui é donde começa a tirania da gestão de projetos. Alguém –com bom critério- pensou “aqui não podemos seguir fazendo as coisas como a cada qual lhe apeteça, temos de por ordem ou de outro modo acabaremos colapsados”. A partir de então surgem organizações internacionais, metodologias, marcos metodológicos, certificações, melhores práticas, ferramentas, congressos, departamentos especializados, consultores e um vocabulário de términos que parece não ter fim.
Todos eles são elementos necessários e positivos. Mas administrados de forma axiomática, podem fazer que uma organização se converta em escrava de seus próprios processos e ferramentas, o que em grande medida incrementará o problema em vez de facilitar as coisas.
As metodologias, especializações e ferramentas são positivas, mas aplicadas de forma axiomática, conduzem à tirania dos processos.
Um grande avance neste sentido foi a incorporação das metodologias ágeis para a gestão de determinados tipos de projetos, que não estando isentas de procedimentos (cuidado, ágil não significa democrático necessariamente) conseguiram certo desbloqueio.
Contudo, com tirania ou sem ela, geralmente uma grande organização passou por todas estas fases, conta com uma PMO (Oficina de Projetos), com uns profissionais que sabem o que se faz e com umas ferramentas capazes de converter o caos em informação estruturada.
Isso sim, o preço é “submeter” à organização fortes exigências procedimentais, o que tem um custo muito alto. Tanto que faz que a gestão profissionalizada de projetos seja inaccessível para a maioria. E é em termos de dinheiro destinado a salários, consultores e ferramentas. É custoso em esforço e em estresse organizacional, pois há que projetar procedimentos, exigir que se cumpram determinados passos e há que sincronizar os difíceis perfis executivos. E por último e, sobretudo, é caro em custo de oportunidade: todo o dinheiro e esforço que dedicado à gestão de projetos (e por cima disto a programas de projetos e à gestão do portfólio de projetos) não se está dedicando a outra coisa, os profissionais se vem forçados a deixar de realizar parte do conteúdo de seu trabalho para dedicá-lo a tarefas administrativas.
O preço de contar com uma organização muito profissionalizada em gestão de projetos está ao alcance de muito poucos.
E está bem, há organizações que executam todo o anterior com uma madureza e fluidez exemplares. Pero não são muitas. Ao menos não são muitas comparado com todas as organizações que seguem tratando de sacar seus projetos adiante sem arriscar sua existência.
E aqui é onde entra nosso conceito de democratização da gestão de projetos. É a ideia com a que nasceu ITM Platform e com a que queremos contribuir com nosso grãozinho de areia para que a gestão profissionalizada de projetos deixe de ser um privilégio ao alcance de uns poucos.
A democratização da gestão de projetos se baseia em dar acesso a todas as organizações, sejam do tamanho que sejam, a uma gestão profissional, organizada e sensata da gestão de projetos. Deve ser accessível do mesmo modo por um especialista certificado ou por alguém que nunca escutou falar do PMI, para dar um exemplo.
A democratização da gestão de projetos consiste em tornar accessível a qualquer pessoa o que antes somente podiam permitir-se os maiores.
Como nos diferenciamos dos competidores em ITM Platform?
- Facilitamos o uso do sistema por parte dos integrantes dos projetos. A claridade, a simplicidade de uso não são incompatíveis com um sistema completo em funcionalidades. No mercado existem ferramentas muito simples e visuais, mas que são limitadas no âmbito funcional. Outras são muito completas, mas absolutamente impossíveis de manejar. Nosso esforço está em oferecer um sistema completo e amigável que se adapte a sua empresa e seu produto.
- Oferecemos um tempo de arranque da solução em um prazo que vai desde os cinco minutos até os quatro dias. As soluções comparáveis em prestações não baixam dos seis meses ou um ano (isso sim é tirania). Conseguimos isto com um modelo baseado na nuvem de forma nativa, com um conjunto de configurações predeterminadas que facilitam o arranque e com materiais formativos amenos e fáceis de compreender.
- Damos total liberdade para realizar um arranque sem necessidade de consultores. Ter que contratar a outra organização para que ponha em funcionamento uma ferramenta seria limitante. Os consultores/integradores somente deveriam ser necessários quando vão agregar valor metodológico, quando vão a ajudar a transformar a organização ou a transmitir conhecimentos.
- Oferecemos todas as funcionalidades que você possa desejar, mas entregadas de forma inteligente, sem obrigar a seguir passos que não sejam naturais na organização e sem restrições que não adicionam nada ao projeto.
- E, sobretudo, somos acessíveis em preço. Nos esforçamos muito em criar uma empresa “sem gordura”, somente com os elementos chave imprescindíveis para entregar o que nossos clientes necessitam. Desta forma conseguimos que o preço seja tão absolutamente imbatível como na verdade é: cinco vezes menos que o seguinte competidor.Isto é tornar accessível a gestão de projetos para todos.
O conceito de democratização da gestão de projetos vai mais além da ferramenta. O que está na nossa mão é tornar o ITM Platform accessível e difundir todo o conhecimento que temos e que adquirimos todos os dias através de nossas publicações e webinars.
Se você quer provar ITM Platform, você pode fazê-lo www.itmplatoform.com