Implantar as metodologias ágeis (Scrum, Kanban ou alguma das suas variedades) é um desafio que têm que enfrentar as organizações, escritórios de projetos e gerentes de todo o tipo. As vantagens deste tipo de metodologia são muito evidentes para uma grande quantidade de projetos, mas implantar estas metodologias não é uma tarefa simples. Existem receios, desaprovações, barreiras que têm complicado esta forma de trabalhar nas organizações. Em seguida, se resume algumas chaves para implantar uma metodologia ágil com sucesso.
1. Começar com o projeto adequado
Realmente é possível aplicar as metodologias ágeis a praticamente qualquer tipo de projeto, mas o correto é que para uma implantação com êxito deste tipo de metodologias é importante selecionar os primeiros projetos em que se possa aplicar, com a finalidade de obter os benefícios máximos no menor tempo possível.
Tentar aplicar modelos ágeis a projetos claramente preditivos ou clássicos não costuma dar bom resultado, já que a sensação de perda de controle é muito elevada e as equipes (e direção) tendem a voltar às metodologias já conhecidas. Pelo contrário, projetos experimentais, com um escopo pouco definido ou muito suscetível a mudanças, com equipes multidisciplinares e onde é necessário dar resultados com rapidez, são uma excelente oportunidade para aplicar as metodologias ágeis.
2. Ter claro o papel da equipe
Há um investimento muito significativo do papel da equipe entre projetos clássicos ou preditivos e os projetos ágeis. A figura chave é o gerente de Projeto, como figura que controla todos os elementos de projeto, agora a equipe tem um papel muito mais relevante e a figura do gerente de projeto passa a ser um facilitador de metodologia. É importante ter claro o papel de equipe para ter uma correta implantação.
Um projeto ágil requer uma equipe multidisciplinar, auto organizado e auto gerenciado, portanto é um desafio de confiança para muitas organizações que tendem a pensar em modelos dirigidos e controlados. Entender e criar este tipo de equipes é muito importante. Se se consegue que toda a equipe tenha umas relações entre iguais e uma meta compartilhada, teremos uma grande parte do sucesso garantido.
3. A estimação do esforço continuando sendo chave
Na implantação das metodologias ágeis um dos problemas mais habituais é considerar que já não é necessário realizar uma estimação de todo o projeto e não podamos nos centrar nas tarefas do próximo Sprint ou as que têm maior prioridade no product backlog, é importante que estimemos de forma realista os esforços de tarefas e estas sejam razoavelmente equivalentes, ou mais ou menos, seja evidente as diferenças de tamanho entre elas.
Se concluído um spirnt e não se conclui uma tarefa ou num Kanban aparece continuamente uma tarefa como “em curso”, é muito provável que nos tenhamos enganado no planejamento e devemos o corrigir, descompor a tarefa em outras mais manobráveis e, em muitas ocasiões, rever nossos compromissos. O que vamos conseguir com o gerenciamento ágil é que a estimação se centre nos trabalho que a maior valor agregam ou os que temos que abordar com maior celeridade, mas a estimação continua sendo importante.
4. Conheça e controle as restrições
As metodologias ágeis têm restrições e devem ser tomadas em conta. Há um escopo, um prazo, um custo e uma qualidade a cumprir. É certo que se pode produzir um investimento de prioridades e que o escopo seja mais negociável, mas a restrições de prazo, custo e qualidade continuam existentes e devem ser gerenciadas.
Estas metodologias estabelecem que as tarefas não devem superar um esforço determinado, definem um Work in Progress (WIP) máximo que somos capazes de gerenciar ou estabelecem uma caixa de tempo em modo sprint. As restrições devem ser mantidas de forma muito restrita e não se devem mudar levianamente, já que são uma parte muito importante do seu modelo. Se vão mudando, ajustando e aceitando todo o tipo de câmbios, estamos perdendo o controle.
5. Gerenciar a tensão
Ainda que pareça uma certa contradição, as metodologias ágeis parecem mais uma corrida de fundo que um sprint. Há organizações que planejam estas metodologias como uma forma de ir mais rápido, de retirar mais trabalho em menos tempo, aproveitando que as equipes estejam mais envolvidas. Isto é correto, mas se queremos que a implantação destas metodologias perdure no tempo devemos gerenciar a tensão das equipes.
Dispor de uma equipe motivada, orientada a resultados, auto gerenciado e eficiente é possível com as metodologias ágeis. Para que estas características perdurem no tempo, temos que conseguir que a equipe também receba uma melhora na produtividade e não somente um maior esforço e trabalho de forma continuada.
6. Métricas: ”a potência sem controle não serve de nada”
Estas metodologias têm grande potência, são capazes de que as equipes bem motivadas obtenham resultados impressionantes em prazos realmente pequenos. Mas toda esta potência não está baseada no controle. As metodologias ágeis animam a medir, analisar e melhorar de forma continua.
As métricas são o caminho para um gerenciamento explícito de projetos, baseado em dados, não em instituições, opiniões ou urgências pontuais. A velocidade, o fluxo, o cumprimento dos compromissos são todas elas métricas chave que devemos recolher e analisar para otimizar nossos processos e melhorar nossas equipes.
7. Qualidade, qualidade e.... qualidade
A qualidade é o negócio de todos os dias. Aumentar a velocidade de entrada, gerenciar as estimações de forma incrementaria ou ter uma equipe auto gerenciada não leva a deixar de lado a qualidade. Nas metodologias ágeis é muito importante entregar produtos rápido, mas também entregar produtos que funcionem, que façam o que têm que fazer de forma eficiente.
Para isso é importante não deixar a qualidade para o final e incorporar a partir do começo elemento de validação, revisão e medição de qualidade de todos os artefatos, entregáveis e produtos que geremos durante o projeto.
8. Siga a metodologia com rigor
Nestas metodologias ágeis há muito poucas regras, normas ou produtos. É importante seguir a metodologia com precisão, sobretudo ao início. É melhor não mudar (ou quase nada) antes de ter experiência. Se algo parece estranho, tenha um pouco de paciência e dê uma oportunidade.
Scrum estabelece uma serie de papéis, reuniões e fase que é importante conservar, experimentar e manter para que esta metodologia realmente funcione como esperamos. É possível ir de menos a mais nestas metodologias, mas siga suas indicações com previsão até que tenha confiança no seu uso.
9. Realize revisões e ajuste a metodologia.
Enquanto tenhamos um avanço significativo no uso das metodologias ágeis podemos nos propor realizar ajustes sobre as mesmas. É importante fazer revisões ou retrospectivas que lhe permitam ver o que funciona ou não dentro da sua organização e fazer as mudanças que sejam necessárias para ajustar a metodologia à sua cultura, estilo e necessidades, mas também sempre depois de ter provado os modelos standard.
As metodologias ágeis são flexíveis, muito flexíveis e por isso é possível as adaptar a praticamente qualquer tipo de projeto, a qualquer tipo de organização e a qualquer tipo de equipe. Com um pouco de experiência é possível identificar quais são os possíveis desajustes e realizar mudanças, adaptações ou juntar a estas metodologias para conseguir que se ajustem perfeitamente às nossas necessidades e circunstâncias.
10. Visibilidade ao limite
Uma das chaves mais importante para o sucesso das metodologias ágeis é a visibilidade. Em algumas organizações esta implantação se faz “às escondidas”, com pouca visibilidade, quase como se tivessem vergonha de aplicar este tipo de ferramentas. É importante que este tipo de implantação tenha visibilidade, seja aberta e pública, para que toda a organização possa ver o que se está fazendo, como se está fazendo e o que se conseguiu com a sua utilização.
Não utilize Kanban privados ou oculte quando aparece o cliente ou o patrocinador do projeto. Seja valente e mostre, explique e aproveite as vantagens da máxima visibilidade. Não há melhor aliado que um cliente ou patrocinador do projeto envolvido no gerenciamento e as metodologias ágeis permitem maximizar a visibilidade e obter uma maior participação de todos os interessados. A metodologia ágil não é uma exceção ou uma extravagância de uma equipe isolada, é algo que se pode aplicar em toda a organização.
11. Gerenciar as expectativas
Muitas equipes e organizações que se iniciam neste caminho pensam que todos os seus problemas se resolverão por arte de magia, que o cliente já não mudará de opinião, que os produtos já não terão defeitos, que nunca mais passará nada “desagradável” no projeto. As metodologias ágeis se adaptam muito bem a ambientes em constante mudança e estressantes, mas não resolvem todos os problemas. Gerenciar as expectativas das equipes, dos clientes, da direção é importante para ter sucesso na implantação.
É possível que as primeiras vezes a metodologia não seja perfeita, que as equipes se sintam incomodas com algum dos aspetos da metodologia, que o projeto tenha alguns problemas. É algo completamente normal. Rapidamente comprovará que se avança, que os avançam são muito significativos e que os resultados são muito bons.
12. Selecione as ferramentas adequadas
Utilizar uma ferramenta de apoio no uso das metodologias ágeis facilita a implantação das mesmas nas organizações.
Ter um suporte centralizar para compartilhar informação, para mediar os avanços e manter o controle do projeto é muito importante. Graças à ferramenta adequada, as equipes vão poder trabalhar de forma autonomia ao mesmo tempo que a organização possa manter o controle sobre o progresso, os gastos e receitas do projeto, esforços, etc.
Não se deixe enganar pelas ferramentas gratuitos, mas completamente desconectadas do resto da sua organização. As metodologias ágeis não são um processo anedótico, excepcional que executam as equipes com ferramentas pouco profissionais, é uma decisão importante da organização para se adaptar e melhorar. Estamos perante uma revolução no gerenciamento de projetos que nos podem permitir – com as ferramentas adequadas – melhorar nosso rendimento, entregar produtos de alto valor com grande rapidez e obter grandes êxitos.