Scrum é uma metodologia ágil que se pode utilizar para a gestão de qualquer tipo de projeto. Tradicionalmente foi utilizado especialmente no setor de software, mas se pode aplicar a outros âmbitos.
É especialmente útil em processos com mudanças rápidas ou requerimentos emergentes. Parte da premissa de que o cliente pode não ter claro qual é exatamente o objetivo final no momento em que decide começar um projeto. Da mesma maneira, entende que o mercado, os fornecedores, as matérias primas, os clientes, o quadro econômico… a sociedade e o entorno em seu conjunto, estão em uma constante mudança. O sistema utilizado para a gestão de projetos deve ser capaz de adaptar-se a estas mudanças com a suficiente velocidade como para satisfazer as necessidades dos clientes em qualquer momento.
Para isto, a metodologia de trabalho scrum realiza uma série de interações constantes. Fazendo uso da cultura popular, scrum usa o ditado “divide e vencerás”. Em vez de propor realizar obras faraônicas, divide um projeto complexo em etapas de uma duração breve, entre uma e quatro semanas, às que se costuma chamar sprints.
No início de cada um destes sprints se produz uma reunião na qual se estabelecem os objetivos a cumprir durante esse sprint. Nesta reunião existem três figuras principais:
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Product Owner. É o encarregado de representar a voz do cliente ou Stakeholder. Deve colocar aquelas tarefas a realizar em uma lista de objetivos priorizada, à que se conhece como product backlog.
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Scrum Master (facilitador). Sua tarefa é facilitar que os membros da equipe consigam chegar ao objetivo estabelecido. Para isto deve eliminar obstáculos que possam impedir cumprir as tarefas e coordenar as equipes. É importante destacar que não se trata do líder de nenhuma das equipes, dado que cada um deles se auto-organiza sem necessidade de ter um chefe externo.
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Equipo de desarrollo. São os encarregados de executar as tarefas. Regem-se por uma organização horizontal e colaborativa.
Ao final de cada um destes sprints se produz uma nova reunião chamada retrospectiva do sprint ou sprint retrospective na qual se analisa o grau de cumprimento dos objetivos fixados, as mudanças que foram realizadas durante a execução do trabalho e se analisa todo o processo em um intento de aplicar o princípio de melhora constante (kaizen).
Assim se consegue uma retroalimentação do processo, analisando as dificuldades encontradas, melhorando a execução de futuros processos e conseguindo que a equipe cada dia trabalhe um pouco melhor.
Este princípio de revisão e de melhora constante se aplica também dentro de cada sprint. O método scrum se baseia em reuniões diárias entre os membros de cada uma das equipes. Estas reuniões devem ser o mais breve possível, para roubar o mínimo tempo e energia à execução das tarefas. O ideal é que não se prolonguem durante mais de 15 minutos. Nelas se revisa brevemente o trabalho realizado no dia anterior e se estabelece uma lista de objetivos prioritários a realizar durante o presente dia, para que cada membro da equipe saiba em todo momento o que tem que fazer. Por sua parte, a análise retrospectiva das atividades realizadas no dia anterior deve conduzir a uma retroalimentação positiva analisando as debilidades e as fortalezas.
Com isto voltamos de novo ao ditado “divide e vencerás”, pois de novo dividimos a tarefa de cada um dos sprints em micro-tarefas a realizar cada dia por cada um dos membros de cada equipe.
Esta metodologia ágil não é excludente. Pode-se (e deve) apoiar em outras, como por exemplo, Kanban, e no uso de ferramentas, que farão a vida mais fácil a todos os trabalhadores e rentabilizarão o esforço realizado.