Fase atribuída a Alain.
Depois de muitos anos de experiência dirigindo projetos, podemos perguntar quais são os motivos mais habituais para que se produzam atrasos ou desvios nas datas de entrega. Sem dúvida, muitos dos elementos que podem intervir nestes desvios e é difícil identificar um único fator, por outro lado, há uma circunstância que observamos várias vezes: o atraso no início do projeto.
Seguramente a esperança de que esse “pequeno atraso” se recuperará no decorrer do projeto faz com que geralmente não haja muita preocupação com o início do projeto. Apesar disso, é muito complicado que nos projetos se possa realmente recuperar o tempo perdido na iniciação e normalmente se arrastam este atraso até a finalização do projeto.
As causas mais habituais que fazem com que os projetos não comecem na data prevista ou com o ritmo e velocidade adequado são muito variados, entre eles encontramos casos como:
- Os recursos se encontram bloqueados por outros projetos ou atividades. Em ocasiões, os membros da equipe têm que terminar outros projetos que acumulam atrasos pelo que não estão disponíveis na data planejada de início do projeto, Quando estes recursos são chave o problema pode ser muito grave, mas ainda que os membros menos relevantes do projeto, não estando disponíveis quando necessário, podem provocar importantes desajustes no planejamento. É muito importante confirmar que se vai poder dispor dos recursos necessários a tempo para a iniciação do projeto.
- A falta de documentos ou contratos com fornecedores e outras tarefas administrativas necessárias para o projeto. As tarefas administrativas têm tendência a se complicar, a que intervenham novas pessoas ou departamento que desconhecem a importância de dispor destes documentos para o início do projeto e que provocam importantes atrasos. Os contratos, permissões e qualquer outra tarefa administrativa que possa bloquear a iniciação do projeto deve se gerenciar com o tempo necessário para conseguir iniciar o projeto de forma diligente.
- As tarefas de início do projeto estão pouco definidas, dispondo de um planejamento nada detalhado. É importante diferenciar a fase de planejamento e a de execução, e deste modo a iniciação do projeto se faça com passo firme e as ideias claras sobre tudo o que se vai fazer, quando e com que recursos.
- A equipe começa o projeto com muito pouca energia e baixo rendimento. O afastamento das datas de entrega faz com a equipe não se empenhe o necessário. Para tal, é importante fixar marcos desde etapas iniciais do projeto. De pouco servirá um grande esforço no final do projeto, é muito importante manter um ritmo constante e ser eficiente desde o primeiro dia.
A iniciação do projeto é um fator muito importante no sucesso e que sejamos capazes de transmitir esta importância, à direção, clientes, fornecedores e o conjunto de intervenientes. Temos que ser diligentes desde o começo. Convocar uma reunião de início de projeto poderá ser boa ideia para alinhar todos os objetivos e marcar com claridades a alocação de recursos ao projeto. Temos que nos assegurar de dispor de todos os recursos, permissões contratos e planejamento necessário para começar o projeto na data estipulada e com o ritmo necessário.
Qual é a sua experiência com o início dos projetos? Compartilhe conosco o seu ponto de vista