Utilizar metodologías ágiles para la gestión de tus proyectos puede mejorar enormemente tu productividad y la de tu empresa. ¿Cúal es la mejor y cómo elegir la adecuada según tus necesidades y tu modelo de desarrollo?
En el momento de afrontar la gestión de un proyecto, la principal dificultad tanto para los responsables de organizar y distribuir las tareas como para aquellos encargados de llevarlas a cabo, es conseguir plantearse unos objetivos concretos y organizar éstos de acuerdo a unas prioridades previamente establecidas y a unos periodos de entrega.
La aproximación tradicional consistía en enfrentarse al conjunto del proyecto como si se tratara de una sola tarea, elaborando un único y rígido plan de actuación que no era susceptible de modificarse en función de las contingencias que pudieran ir apareciendo. Esto conlleva muchos problemas logísticos y organizativos. En primer lugar, un proyecto empresarial no puede ser llevado a cabo por un solo individuo o un grupo muy pequeño. Por otro lado, el entorno empresarial, las necesidades de los clientes, el contexto económico... Se encuentran en constante cambio. Una gestión de proyectos eficaz y ágil debe ser capaz de adaptarse a todas estas eventualidades y partir de un principio de mejora constante.
Para ser más eficiente, resulta muy útil dividir un gran proyecto en pequeñas tareas que resulten más manejables, asignando cada una de ellas a un reducido grupo de individuos, estableciendo periodos de entrega cortos y efectuando controles constantes que garanticen la adecuación de los objetivos y actuaciones a las necesidades y circunstancias del momento.
Este es el objetivo de Scrum. Se divide un proyecto empresarial en bloques de tareas que pueden ser realizadas por reducidos grupos de individuos y que tienen una duración estimada de aproximadamente dos semanas, existiendo controles intermedios y al final del plazo asignado.
Pero, ¿es posible ser todavía más eficiente?
Aquí entra en juego la metodología Kanban. Consiste en dar un paso más hacia la fragmentación del proyecto, convirtiéndolo en tareas lo más pequeñas y sencillas posibles que se distribuyen en un colorido tablero según un orden de preferencias.
En este caso, las tareas pueden implicar a un único individuo durante periodos de tiempo tan corto como unas horas. Esto no solamente permite una adaptación inmediata a las circunstancias, sino que también consigue mejorar las sensaciones percibidas por los trabajadores. Lejos de sentirse abrumados por un proyecto enorme que los sobrepasa, se sienten ocupados en la realización de pequeñas tareas, por lo que obtienen constantemente la satisfacción del objetivo cumplido al efectuar cada entregar.
Por eso es tan importante la distribución visual de las tareas. Un tablero Kanban consta de tres columnas. En una de ellas se colocan las tareas pendientes de realizar, en otra de las tareas que se están realizando en este momento y en la tercera las tareas que ya se han realizado. La satisfacción de ir cambiando las tareas de una columna a otra supone una pequeña dosis de optimismo que puede marcar grandes diferencias al final de una jornada de trabajo. Asimismo, la distribución visual de las tareas permite conocer inmediatamente cuáles están pendientes y su orden de prioridad.
Por su parte, los directores del proyecto pueden conocer inmediatamente el estado en el que se encuentra cada una de las tareas y orientar los esfuerzos de los empleados hacia aquellos objetivos que requieran más atención, resulten más complejos o necesiten ser finalizados de manera prioritaria.
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