El tiempo es oro. En gestión de proyectos esta frase se eleva a la máxima potencia.
La tecnología debe suministrar herramientas capaces de hacer más eficientes los proyectos. Actualmente las plataformas colaborativas no solamente deben permitir compartir el estado de las tareas entre los miembros del equipo y con los clientes o facilitar servicios de mensajería instantánea o videoconferencia.
En el momento actual deben ir un paso más allá, buscando asumir roles más funcionales y de seguimiento del tiempo.
Aquellas empresas que dan el paso desde un sistema más clásico a uno más moderno y funciona, notan los cambios. Incluso aunque previamente ya fuera en empresas líderes en su sector. Es el caso de una empresa australiana basada en sistemas informáticos en la nube. En el año 2013, esta empresa había desarrollado alrededor de seiscientas páginas web y había creado aproximadamente 100 aplicaciones para empresas. Si buscáramos una palabra para definir el desarrollo de la empresa, ésta sería éxito.
En el año 2012, con 12 años de experiencia, habían tenido entre sus clientes a grandes empresas de todos los sectores, nacionales e internacionales, y se habían convertido en un referente. Sin embargo, económicamente la situación no era tan maravillosa. Cuando el CEO revisó los presupuestos de la compañía, se dio cuenta de que el beneficio no se correspondía con la cantidad de trabajos y la calidad de los clientes que tenía la empresa.
Intentando analizar las causas, se dio cuenta de que en ocasiones existían “tiempos muertos”. Es decir, pese a haber una clara distribución del tiempo en tareas, había muchos lapsos de tiempo que aparentemente no estaban adjudicados a ningún trabajo y no había ninguna manera de saber a qué se habían dedicado.
Además del perdido, existía tiempo supuestamente aprovechado en realización de tareas que resultaban inútiles, por tanto también se podría considerar que este tiempo se había perdido. Es decir, muchos trabajadores, pensando que estaba realizando su trabajo adecuadamente, realmente perdían su tiempo haciendo papeles o “peleando” con el software, en lugar de estar desempeñando sus aptitudes en tareas verdaderamente productivas.
En el caso de la empresa del ejemplo, la mayor parte de sus planes de trabajo los estaban realizando en hojas de cálculo Excel, ignorando la utilización de software más avanzado y especializado en la gestión de proyectos.
Al principio, como la empresa era pequeña y sus clientes eran pocos, podían hacer frente a todos los trabajos pese a que las herramientas que utilizaban eran improductivas. Más adelante, cuando la carga de trabajo aumentó, se dieron cuenta de que en muchas ocasiones no llegaban a tiempo a la entrega de los proyectos. Al terminar un proyecto con retraso, los pagos también se producían con retraso. Esto empezó a generar problemas en el presupuesto y a la hora de remunerar a los trabajadores. Por otra parte, la acumulación de retrasos impedía aceptar más encargos que se podrían haber realizado en caso de haber entregado a tiempo los trabajos anteriores.
Ante esta situación, los directivos de la compañía, decidieron buscar nuevas soluciones informáticas que permitieran un desarrollo más armónico de la compañía y procedieron a su implantación de manera progresiva.
Los primeros meses fueron duros. No solamente había que sacar adelante el trabajo sino que también había que aprender a utilizar las nuevas herramientas. Sin embargo, tras un periodo inicial de adaptación, todo el mundo se encontraba satisfecho. La productividad se había incrementado, los proyectos se entregaban a tiempo, los trabajadores se sentían más realizados y perdían menos tiempo en tareas inútiles, y la empresa conseguía unos beneficios mucho mayores.
Según el CEO de la empresa, la evolución había sido de una duración total del ciclo de trabajo de aproximadamente 60 días previamente a la implantación de los dos sistemas, a una duración aproximada de 18 días.
Uno de los principales retos a los que se enfrentó la compañía fue monitorizar el tiempo utilizado para cada tarea, lo cual en aquel momento era inusual en el sector al que se dedicaba esta empresa. La monitorización del tiempo permitió conocer cuáles de las tareas que se venían realizando eran ineficientes y, por otro lado, permitió encontrar aquellos agujeros por los que se “fugaba” el tiempo.
Previamente a la implementación de las nuevas herramientas de software, los directivos de la compañía solamente podía monitorizar el 36% del tiempo trabajado. Apenas un año después, con las herramientas parcialmente implementadas, era capaz de monitorizar el 62% de las horas trabajadas.
Volviendo al principio del artículo, el tiempo es oro. Los directivos realizaron una estimación del impacto económico que había supuesto la pérdida de estas horas. El resultado fue de entre 30000 y 50000 $ en un mes.
Actualmente, esta compañía australiana es una profunda defensora de las nuevas tecnologías. Las utilizan diariamente para todo lo que hacen: trabajan en la nube, monitorizan sus proyectos y se mantienen en contacto mediante plataformas informáticas.
No solamente la intuición, sino las estadísticas y los resultados obtenidos durante los últimos años, avalan esta nueva manera de gestión.
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