Aunque parte esencial de la gestión de proyectos consiste en planificar todos los escenarios posibles y estar preparado para cualquier eventualidad, siempre es posible que aparezca algún problema o circunstancia que no hayamos previsto inicialmente. Por ello, aunque no podemos adelantarnos a todas las circunstancias, sí que podemos prever cómo reaccionaremos ante una situación imprevista. A continuación, se muestran algunos consejos:
Muestra liderazgo
Es algo muy fácil de decir pero muy difícil de llevar a la práctica. Cuando las cosas van mal, lo más más habitual es que los integrantes del equipo pierdan los nervios y no sepan qué hacer, o simplemente se bloqueen y no hagan nada.
En estos momentos es necesario un líder que tranquilice al equipo, le haga reflexionar, y entre todos encuentra la mejor solución al problema.
No se trata de buscar culpables sino de encontrar el problema y de ponerle solución.
Evita la tentación de aumentar los recursos
Una manera sencilla de solucionar los problemas en gestión de proyectos es simplemente aumentar los recursos destinados a ellos. Sin embargo es la solución menos deseable.
En primer lugar, se deben agotar todas las vías basadas en la gestión óptima de los recursos disponibles. En eso consiste precisamente la gestión de proyectos: en conseguir sacar el mejor resultado, el deseado por los directores del proyecto y especialmente por los clientes, haciendo el mejor uso posible de recursos, es decir, consiguiendo un aprovechamiento óptimo.
Por otro lado, aumentar los recursos destinados, no mejorará necesariamente el resultado obtenido. Es necesario orientarlos adecuadamente. Es decir, en caso de que finalmente decidamos aumentar los recursos utilizados, la gestión de proyectos será fundamental para decidir la manera de utilizarlos.
Otro aspecto a considerar es que los nuevos recursos utilizados tardarán un tiempo en producir los resultados esperados. Este decalaje temporal también debe ser considerado puesto que es posible que, pese a aumentar los recursos, los resultados no se consigan en el plazo deseado.
Sin embargo, una reorganización de los recursos asignados probablemente se pueda conseguir de una manera más rápida, aunque no necesariamente más sencilla. De nuevo, el Project Manager debe ser capaz de articular los recursos disponibles para poder dar solución a tiempo a los problemas que se presentan.
Muestran los problemas tal y como son
No caigas en la tentación de minimizar los problemas. Si un problema tiene una determinada magnitud, muéstralo tal y como es.
La única manera de encontrar una solución eficaz a un problema es conocerlo adecuadamente. Los integrantes de tu equipo tienen derecho a saber a qué se están enfrentando para poder adaptar su esfuerzo y actitud a las necesidades de la empresa y del proyecto.
Además, la confianza es algo que cuesta mucho de conseguir pero muy poco de perder. Si más adelante se demuestra que no ha sido completamente sincero con las circunstancias, esto puede hacer mella en la confianza que tu equipo deposita en ti como líder. Por ello, la sinceridad debe ir siempre por delante.
Revisa todo lo que haces
Cualquier proyecto finalizado, desde el mejor hasta el peor, tiene aciertos y errores. Y de ambos se puede aprender.
Lo más fácil y tentador es complacerse con el proyecto entregado en caso de que haya salido bien u olvidarlo en caso de que haya salido mal. Ninguna de estas dos actitudes aporta beneficio a largo plazo.
Lo más útil es, independientemente de lo bien o mal que haya salido un proyecto, analizar los aciertos y errores cometidos en él para aprender de la propia experiencia y poder aplicarla en futuros proyectos.
Los aciertos se deben reconocer y recompensar de alguna manera. Sin embargo, pese a que se deben indicar los errores para evitar su repetición, no deberían ir acompañados de castigo. Esto solo consigue enturbiar el ambiente de trabajo para futuros proyectos.
Este principio de mejora constante (Kaizen) permite evitar reincidir en los errores y, sin embargo, repetir los aciertos. La perfección no es una meta a alcanzar sino un objetivo a perseguir.
Implica a toda la empresa
Realizar cambios es necesario involucrar a todos los implicados en el proyecto. El director de la empresa hasta los sustitutos y becarios. Todos ellos son importantes en el proyecto y deben sentir que su trabajo se valora.
Del mismo modo, los cambios y el análisis de aciertos y errores se deben realizar a todos los niveles para así conseguir cambios globales y con alcance.
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